Jak se vyhnout chybám v číslování faktur? Jak je napravit?

Co obsahuje číslo faktury

Daňové zákony vyžadují, aby faktury vydané v průběhu jednoho účetního roku plnily posloupnost číselné řady a následovaly jedna za druhou. Každému, kdo už nějaký ten čtvrtek podniká, se rozličnými způsoby podařilo do číselné řady zasáhnout. Jak takovou situaci zachránit - a ještě lépe, jak jí předcházet?

Číslo faktury je znakový řetězec, jehož jednotlivé části typicky odkazují k vnějším entitám. Nejčastěji se v čísle faktury objevuje:

• pořadové číslo - nejdůležitější prvek čísla faktury. Finanční úřad z něho vyvozuje, že fakturační evidence splňuje požadavek kontinuity, že se faktury neztrácejí a že nedochází k obcházení daňové povinnosti. Běžně se umísťuje na konec čísla faktury. Číselná posloupnost se nejčastěji zahajuje s novým účetním rokem, ale může být znovuiniciována i každý měsíc, týden či den - takové číselné řady je pak třeba popsat ve vnitropodnikových účetních záznamech;
• datové ukotvení - nejčastěji rokem, méně často měsícem či týdnem;
• označení dokladu - typicky FV pro fakturu vydanou tam, kde se pracuje i s dalšími druhy dokladů, jako je faktura přijatá nebo zálohová;
• označení fakturačního oddělení ve firmách, kde fakturuje samostatně více poboček nebo oddělení;
• označení zákazníka nebo další segmentace, například podle země zákazníka či oboru činnosti.

Tyto doplňkové prvky legislativa nevyžaduje, plní pouze orientační funkci - na rozdíl od pořadového čísla a jeho ukotvení v čase, které jako jediné skutečně zajímá finanční úřad.

Nejčastější chyby v číslování faktur

Z konstrukce čísla faktury je jasné, že jediné chyby, které finanční úřad skutečně zajímají, jsou chyby v pořadovém čísle a jeho ukotvení v čase. Ostatní odchylky finanční úřad nezajímají.

Jak chyby v číslování vznikají

1. Ručně. Naprostou většinu chyb generuje lidský faktor - pokaždé, když číslo faktury nevygeneruje fakturační program automaticky, ale vyplňuje ho člověk, riziko překlepu nebo duplicity výrazně roste.
2. Systémově. Menší, ale reálný podíl mají chyby na úrovni organizace či aplikace. Typicky jde o problém větších firem s více účetními odděleními, kde se špatně nastavené kompetence a jejich překrývání promítnou do duplicitního číslování.
3. Chybějící čísla a díry v číselných řadách. Trápí všechny, od živnostníků po korporace. Nejčastěji vznikají tak, že se rozpracovaná faktura smaže, aniž by ji nahradila jiná se stejným číslem.

Jak napravit chybu v číslování faktur

1. Fakturu jste ještě neodeslali a zákazník ji neobdržel, mezitím nebyla vystavena další faktura. Nejjednodušší je fakturu smazat a vystavit znovu - oficiálně se totiž ještě nestala účetním dokladem.
2. Faktura je odeslána, ale ještě nezaplacena. Můžete ji stornovat, informovat zákazníka o stornu z důvodu účetní chyby a vystavit ji znovu se správným číslem.
3. Zákazník fakturu zaplatil? Fakturu nemažte. Vystavené a uhrazené faktury se nemažou, ani s ohledem na základ pro daň z příjmu a DPH.
4. Nepřečíslovávejte nové faktury tak, aby vyplnily díru v číselné řadě. Pokud chybějící a nová faktura nejsou vystaveny téhož dne, nesoulad mezi datem vystavení a číselnou řadou může vzbudit nežádoucí pozornost finančního úřadu.
5. Chybu vždy dokumentujte ve vnitroúčetních záznamech - označte chybnou položku, popište, jak s ní bude naloženo a jak bude číslování pokračovat.
6. V nejasných případech je vhodné konzultovat další postup přímo s finančním úřadem.

Jak chybám v číslování předcházet

Fakturovat je nejbezpečnější pouze pomocí k tomu určeného programu. Kombinace ručních zápisů, tabulkových a textových editorů je nesystematická a v důsledku vede přesně k chybám popsaným výše. Kvalitní fakturační program musí mít výhradní přístup k číselné řadě odkudkoliv, ať už fakturu vystavuje obchodní zástupce z telefonu, nebo účetní z kanceláře - online faktura se pak zařadí do posloupnosti automaticky a bez rizika duplicity.

Stejný princip funguje i u opakovaných faktur, které program vystavuje automaticky podle šablony - i ty musí zapadat do jedné, nepřerušené číselné řady jako každý jiný doklad.

Druhá polovina prevence je zabránit nechtěným zásahům do již vystavených dokladů. U elektronické fakturace to znamená například možnost zakázat ruční úpravu čísla faktury a ošetřit situace, kdy fakturant nemá přístup do fakturačního systému a číslo dokladu si musí opatřit jinak. Živnostník i větší firma tak mají jistotu, že jejich číselná řada zůstane průběžná bez ohledu na to, kdo a odkud fakturu vystavil.