Jak přenést data z Fakturoidu do BitFaktury?

Migrace dat ze systému do systému je relativně snadná. Většina fakturačních řešení využívá stejné prostředky - dokonce i stejnými způsoby. Osvědčeným veteránem datových přenosů zůstává formát CSV (Comma-separated values, jednoduchý souborový formát pro výměnu tabulkových dat), někde ho nahrazují mladší formáty XML, XLS či XLSX. Zbývá se jen zorientovat v rozhraních zdroje a cíle datového přenosu. V rámci příkladu vybíráme Fakturoid a BitFakturu.

BitFaktura umožňuje nejen naimportovat faktury, klienty a produkty, ale také platby z banky a platby od jiných zprostředkovatelů plateb (PayPal, PayU...). Otázkou importu zůstává, co za data nabízí strana exportu - nejčastěji jde o faktury a kontakty, méně časté jsou produkty a platby. Někdy jsou možnosti exportu doplněny o komplexní export fakturace pro účetní programy.

Jak exportovat data z Fakturoidu?

1. Zamíříme do požadované sekce (faktury, platby, klienti);
2. vyhledáme položku export;
3. upřesníme okolnosti exportu dle nabídky zdrojové aplikace;
4. zvolíme souborový formát - typicky je to CSV a
5. exportujeme.

Jak importovat data faktur do BitFaktury?

• Otevřeme Nastavení - Import;
• v pravé části vybereme Import faktur;

• zkontrolujeme správný výběr Co importovat;
• vybereme zdrojový soubor - může být ve formátech CSV, XLS, XLSX, TXT (prostý textový soubor) či TSV (Tab-Separated Values, alternativa CSV);
• upřesníme oddělovač sloupců:
  • vhodné je ponechat výchozí čárku - můžeme se sem vrátit, pokud by data byla nesprávně strukturována, což zjistíme hned v dalším kroku;
• aplikace stáhne data pro import a nabídne volbu Zkontrolujte data a importujte - odklikneme;

• objeví se rozhraní pro kontrolu a správné přiřazení dat:
  • zcela horní řádek s výběrem položek patří identifikátorům BitFaktury;
  • pod ním se často nachází hlavička zdrojových dat, podle které je snadněji identifikujeme (a kterou nemusíme importovat do cílových dat);
  • datům přiřadíme adekvátní kategorii;
  • nejdůležitějšími kategoriemi jsou typické položky faktur:
    • number: číslo;
    • buyer_company: Společnost; buyer_street: Ulice a č.; buyer_city: Město; buyer_post_code: PSČ; buyer_register_number: IČ; buyer_tax_no: DIČ;
    • seller_name: Dodavatel; seller_street: Ulice a č.; seller_city: Město; seller_post_code: PSČ; seller_register_number: IČ; seller_tax_no: DIČ; seller_bank: Banka; seller_bank_account: Účet; seller_bank_account_id;
    • payment_to: Datum splatnosti;
    • ostatní kategorie můžeme v importu Přeskočit - výběrem této možnosti z rozbalovacího menu horního řádku;
• import potvrdíme zcela dole odkliknutím tlačítka Vložte data.

Jak importovat data klientů do BitFaktury?

Import klientů je obdobný importu faktur:

• v Nastavení - Import;
• zvolíme Import klientů;
• určíme zdrojový soubor a způsob oddělení sloupců;
• odkliknutím Zkontrolujte data a importujte přejdeme na surová data;
• přiřadíme sloupcům odpovídající kategorie z roletových nabídek;
• nepodstatné sloupce dat vynecháme volbou Přeskočit z roletky;
• importujeme data odkliknutím tlačítka Vložte data.

Kontrola importovaných položek

Importované položky můžeme zkontrolovat:

• v Historii importů, která se zobrazí hned po dokončení importu, v sekci Importované objekty, nebo
• přejdeme do odpovídající databáze - Faktury či Zákazníci - a zkontrolujeme vybrané položky.

Jak vyřešit komplikace při importu?

Při exportu a importu dat se setkávají dvě různé logiky třídění dat, a z toho mohou plynout nesrovnalosti. Pokud BitFaktura zaznamená chybně zpracované položky, upozorní na ně uživatele v Historii importů v sekci Chyby. Číslovka označující počet chyb je zároveň odkazem na seznam chybných položek s upřesněním toho, co je chybou.

BitFaktura vám s importem pomůže

Fakturace a databáze klientů bývají mnohatisícové a určitě není třeba ručně řešit zásahy při tak rozsáhlých přenosech. Navíc klienti přecházejí z různých systémů a mají data v různých formátech a podformátech.

BitFaktura proto nabízí bezplatnou pomoc při migraci dat z jakéhokoliv jiného fakturačního řešení či účetního programu.

Na co si dát pozor při přechodu na nový fakturační program

Přechod na jiný fakturační program není jen otázkou přenosu čísel. Živnostník i firma by si měli před migrací ujasnit, jaké dokumenty skutečně potřebují přenést - historické faktury kvůli archivaci, otevřené pohledávky kvůli párování plateb, nebo jen databázi klientů a produktů, ze které bude dál vystavovat fakturu v novém prostředí.

Užitečné je také zkontrolovat po importu vzor faktury a číselnou řadu dokladů, aby na sebe navazovala i po přechodu ze starého systému. U firem, které využívají opakované faktury pro pravidelné klienty, se vyplatí tyto cykly v novém systému nastavit znovu ručně - u importu jde totiž typicky jen o jednorázové doklady, nikoliv o nastavení automatizace do budoucna. Díky online faktuře a přehledné historii importů má uživatel po dokončení migrace jistotu, že se žádná položka neztratila.

Zdroje

• Image by Gerd Altmann from Pixabay
• Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek