Je klient v prodlení s platbou faktury? Zkontrolujte, co můžete udělat!

Den vystavení faktury je pro podnikatele jedním z nejpříjemnějších dnů. Zpoždění plateb za vystavené faktury je bohužel smutným každodenním životem mnoha majitelů firem či živnostníků. Co můžete v takové situaci dělat? Máme několik řešení.

Faktura nezaplacená včas - co dělat?

Naštěstí existují způsoby, jak jednat s odběratelem, který zdržuje platbu. Podnikatel, který si pamatuje datum dodání služby, ale zapomene hlídat datum splatnosti, může svou firmu vystavit zbytečnému riziku. Není neobvyklé, že právě problémy s platební morálkou zákazníků způsobí vážné potíže menším firmám a živnostníkům.

Nejjednodušší, ale ne vždy účinný způsob, jak ovlivnit nepoctivého odběratele, je zavolat mu a připomenout termín platby faktury. Kromě toho můžete posílat e-maily s žádostí o úhradu. Vyplatí se je také poslat ve formě klasického doporučeného dopisu a uschovat si doklad o odeslání, abyste jej mohli později použít jako důkaz při soudním řízení.

Taková komunikace má dlužníkovi ukázat, že situaci sledujete a nenecháte ji jen tak plynout. Při jednání je důležité být pevný, ale zdvořilý. Konflikt je lepší neeskalovat a nepálit mosty, protože nikdy nevíme, jestli tento klient jednou nebude naším nejlepším partnerem.

Automatická připomínka platby

Při upomínání nezaplacené faktury může pomoct funkce, kterou nabízí fakturační program BitFaktura. Zprávu, která odběrateli připomene, že datum splatnosti uplynulo, lze odeslat ručně, nebo si nastavit automatické připomenutí.

Stačí otevřít nastavení účtu a zapnout možnost automatické upomínky. Toto řešení jednak odstraňuje potřebu pamatovat si datum platby ručně, a jednak jde o zdvořilou, ale pevnou formu komunikace, která funguje i u opakovaných faktur odesílaných pravidelným zákazníkům.

Formální kroky k vymáhání pohledávky

Výzva k platbě

Již několik let neexistuje zákonná povinnost zasílat formální výzvu k platbě. Zákonodárce správně předpokládal, že samotná faktura s datem úhrady je jakousi žádostí o platbu. Přesto se v určitých situacích vyplatí takový dokument poslat, protože formální dopis bývá více motivující a stále je formou smírného řešení sporu.

Výzva by měla obsahovat informaci o tom, kdo koho vyzývá k platbě, termín splatnosti, výši nedoplatku spolu s identifikací dokladu potvrzujícího dlužnou částku - zpravidla je to číslo faktury. Mělo by také obsahovat ustanovení, že v případě nedodržení lhůty bude věc předložena soudu.

Pronájem inkasní společnosti

Vymáhání pohledávek není nic jiného než důsledné trvání na svých právech. Ne každý to však dokáže dělat efektivně. Pokud k tomu nemáte predispozice a navíc je částka na faktuře vysoká, vyplatí se oslovit prověřenou inkasní společnost.

Inkasní společnost je zodpovědná za jednání s dlužníkem a v případě potřeby také stanoví výši odškodnění. Toto řešení bývá poslední možností, která se používá, když předchozí kroky - telefonáty, e-maily i doporučené dopisy - nepřinesly výsledek.

Prodej pohledávky

Dalším způsobem, jak se vypořádat s finančními potížemi spojenými s nezaplacenými fakturami, je prodej vaší pohledávky. To může být důležité zejména tehdy, když nezaplacené faktury výrazně poškodily rozpočet firmy. Tato možnost je obvykle méně výhodná než klasické vymáhání, ale někdy se stává jedinou cestou, jak překonat platební potíže - například když je dlužník v insolvenci nebo vyhlásí úpadek. Ne každou pohledávku však lze prodat, proto je třeba nahlédnout do smlouvy - pokud postoupení zakazuje, prodej bohužel není možný.

Soudní spor jako poslední možnost

Žaloba je často považována za poslední možnost, protože celé řízení trvá dlouho. S tímto řešením se vyplatí využít služeb advokáta. Podle občanského soudního řádu musí žalobní návrh obsahovat označení soudu, jména nebo názvy společností účastníků a přesnou specifikaci dlužné částky včetně data splatnosti faktury. Kromě toho musí být uvedeno, zda strany zahájily mediaci.

Nejčastěji spor u soudu končí vydáním platebního rozkazu, který se po doplnění příslušné doložky stává exekučním titulem. Poté soudní exekutor převezme vymáhání dluhu - jeho úkolem je získat částku vyplývající z faktury spolu se zákonným úrokem a náklady soudního řízení. Značnou nevýhodou soudního řešení bývá dlouhá čekací doba od předání věci soudu až po vymožení dluhu exekutorem, což obvykle trvá mnoho měsíců.

Jak předcházet opožděným platbám

Důvěra ve své zákazníky je v podnikání důležitá, ale je lepší nespoléhat jen na dobré úmysly klienta. Proto se vyplatí předvídat rizika a ztížit odběrateli zpoždění platby ještě předtím, než fakturu vystavíte. Co tedy můžete udělat, abyste omezili výskyt opožděných plateb?

1. Termín platby je dobré předem probrat se zákazníkem. Ne každý zvládne uhradit fakturu do sedmi dnů - někdy je lepší rovnou nastavit čtrnáctidenní splatnost, než se zbytečně nervovat kvůli zpoždění.

2. Důležité je připravit písemnou smlouvu, která obsahuje veškeré náležitosti objednávky, platby a termínů. Soudy se jí opravdu věnují a taková dohoda je pádným důkazem v případném sporu.

3. Při vystavení faktury je důležité zkontrolovat a ověřit všechny zadané údaje. Chyby mohou vést k tomu, že klient závazek neuhradí a o nesprávných údajích vás informuje až po obdržení výzvy - oprava pak celý proces zbytečně prodlužuje.

Ať už jde o jednorázovou online fakturu, nebo o opakované faktury odesílané stejným zákazníkům každý měsíc, důsledná kontrola údajů a jasně domluvená splatnost jsou nejlevnější prevencí proti pozdním platbám.

Tento článek nepředstavuje právní ani daňové poradenství a nemělo by se s ním takto zacházet. Prezentovaný obsah může být již neaktuální. Názory prezentované autorem čtenář využívá pouze pro vlastní potřebu.

Děkujeme za vaši podporu a spoustu nápadů na nové funkce, které nám zasíláte. Doporučujeme, abyste nás sledovali na Twitteru a Facebooku.