Faktura dneška má specifickou podobu. Optimálně není jen na papíře, není v DOC a nespolkla by úložný prostor stařičké 386. Je přehledná, jasně komunikuje své poselství a pomáhá příjemci se zpracováním. A máte-li takový komunikační skvost, bylo by ho škoda zákazníkům i patřičně neprodat.
Vzhled faktury
Poselstvím faktury jsou fakturační údaje, které slouží k jejímu zaplacení, zúčtování, archivaci a případnému předložení FÚ. Jsou obecně známé – nás zajímá, jak je podat tak, aby se s fakturou dobře pracovalo nejen odběrateli, ale i našim vlastním lidem.
Označení, číslo a variabilní symbol
Příjemná komunikace spoléhá na jasnost a jednoduchost. Označení Faktura je nejen povinné, ale mělo by být tím prvním, co člověk spatří. Hned po něm následuje číslo faktury, které je optimálně shodné s variabilním symbolem. Shodu variabilního symbolu s číslem faktury typicky nedodržují antizákaznické korporace. Není to však dobrá praxe – jde to proti zvyku a intuici. A jen to komplikuje práci.
Optimálně se držíme evropského směru čtení zleva doprava a shora dolů – ty nejdůležitější prvky tedy umístíme doleva nahoru.
Logo
Logo je prvkem nikoliv nezbytným. Ale když už brandujete produkt, služby a firmu, proč neobrandovat logem i fakturu? Navíc zachovávání všech prvků na všech komunikátech firmy přispívá k ucelení komunikace a dojmu jednoznačně stabilního subjektu.
Umístit se dá logo kamkoliv. Pokud ovšem označení Faktura č. 20200805008 tvoří levou stranu hlavičky, proč nevyužít to prázdné místo vpravo?
Dodavatel a odběratel
Po hlavičce může třeba následovat Dodavatel a Odběratel – a to v tomto pořadí. Že jde o protikladné kategorie, je vhodné je položit spíš proti sobě, než vertikálně nad sebe. Jednak to šetří místem na faktuře, jednak položka odběratel vizuálně splývá s umístěním adresáta na materiálech obchodní korespondence, a tak sytí kognitivní zvyk adresáta. A co naplňuje kognitivní očekávání, to působí na příjemce konformně.
Fakturační programy typicky cpou do označení Dodavatele a Odběratele množství kontaktních údajů (telefon [mobilní a pevný], mail, fax, web). Je dobré zvážit jejich nezbytnost, zvlášť když se vyskytují jinde či jsou všem odběratelům dobře známy.
Ostatní prvky vzhledu
Položky, fonty, designové prvky
Stále platí jednoduchost a jasnost. Položky optimálně následují určení dodavatele a odběratele. Přehledně sdělují:
- co se fakturuje;
- v jakém množství;
- v jaké ceně (na jednotku, na položku, na celou fakturu)
- s jakým DPH;
- optimálně včetně pomocných součtů a celkového součtu celé faktury tak, aby její příjemce mohl zkontrolovat výpočetní postup fakturujícího.
Fonty a designové prvky by se měly držet prostého a spíše konzervativního stylu. Tzn. v případě hlavního obsahu použít maximálně dva, tři fonty a počet jejich velikostí minimalizovat směrem ku dvěma. Pokud už je třeba něco zvýraznit, je lepší volit tučné písmo než písmo jiné velikost. Veškerý marketingový a vedlejší obsah upozadit malým písmem směrem k zápatí.
Jestliže design faktury využívá další prvky typu boxíků pro jednotlivé kategorie informací (a že vizuální oddělení kategorií informací také zvyšuje přehlednost), měly by zachovávat jednotný styl: stejnou barvu, stejné hranice, stejné užití/neužití hlavičky.
Razítko a podpis: úlitba zákazníkům
Ne. Razítko a podpis opravdu nejsou zákonem vyžadovanými údaji faktur. Jestliže je protistrana vyžaduje, proč nenaplnit její očekávání. Přece jí nebudeme působit diskomfort – zvláště když se typicky jedná o koncové zákazníky (B2C), spíše starší a méně spoléhající na IT svět. Stačí jen:
- nahrát do fakturace obrázek s razítkem;
- nahrát obrázek s podpisem – optimálně modré barvy v rámci vyhovění kognitivnímu zvyku podoby podpisu na fyzických dokumentech;
- vzájemně je překrýt či alespoň přiblížit;
- umístit vpravo dole – opět v souladu s naučeným vnímáním fyzických dokumentů.
Funkční prvky faktur
Jestliže vzhled faktury působí spíše na méně vědomé úrovni, pak přítomnost či nepřítomnost funkčních prvků zaznamená každý, kdo s fakturou pracuje.
QR
Nikomu se nechce datlovat data do počítače. Nikomu kontrolovat správnost zadaných údajů. A jestliže Váš obchodní partner platí fakturu sám a třeba na dovolené – pak se platby dočkáte mnohem rychleji, bude-li ji moci odbavit na smartphonu. Když mu platbu neusnadníte, odloží ji na čas, až ji bude moci nadatlovat – nebo si najde jiné obchodní přátele.
EAN
EAN není jen čárový kód, ale také efektivní eliminátor ručního plnění databází. Jestliže vydáváte faktury produktové, mnohopoložkové a sloužící coby dodací listy, každá protistrana ocení, budou-li fakturované produkty i na faktuře označeny pomocí EAN. Přebírka zboží a import informací o zboží do interní databáze se díky EAN stává otázkou několika pípnutí.
Ostatní
QR a EAN nejsou jedinými urychlovači datové výměny:
- tam, kde se přeprodává masově vyráběné zboží, se dají využít i produktová čísla zaváděná výrobcem;
- v rámci spoluprací typu franšíza či pobočka se pro fakturované položky využívají označení dodavatele;
- v rámci jiných forem velmi blízké spolupráce se dají využít datové můstky, které obstarají skutečnou výměnu dat. Faktura sama v podobě dokumentu plní roli účetního dokladu a
- obdobně funguje i fakturace mezi dodavateli a odběrateli, kteří sdílejí totéž fakturační řešení.
Souborový formát faktur
Pouze PDF. Pro účely administrativy, účetnictví a archivace se používá téměř výhradně PDF. Pokud se faktury sdílí mezi obchodními partnery v jiném formátu, pak je to kvůli datovým můstkům urychlujícím datové zpracování na obou stranách (typicky ve formátech XML a JSON).
Jestliže podnikáte seriózně, nemůžete použít jakýkoliv editovatelný formát editorů typu Excel (XLS, XLSX) či dokonce Word (DOC, DOCX). Musíte se spolehnout pouze na needitovatelné PDF.
Jak fakturu prodat?
Prodej nikdy nekončí. Dokonce ani všemi předfakturačními činnostmi ne. I fakturu je třeba odkomunikovat tak, aby došlo k jejímu zaplacení, optimálně k opakování nákupu a budování dlouhodobého vztahu.
Samozřejmě každý subjekt fakturuje různým objektům a není totéž komunikovat s tisícem koncových zákazníků jako s jedním konkrétním partnerem. Přesto se dá vypíchnout pár bodů:
- Komunikace je vstřícná, střídmá, k věci – bez extrémních projevů. Nic nezkazíte přístupem nízkopotenciálně milým. Dobrou praxí je zrcadlení – ať už komunikačních projevů či třeba ladění a postoje.
- Nechybí pozdrav. Použití či nepoužití oslovení je vhodné zrcadlit.
- Jednorázové faktury je vhodné uvést předcházející komunikací telefonem či mailem.
- Opakované faktury toto nevyžadují, úzus jejich zaslání je dán zvykem.
- Jednoduše vyjádřit, že mail provází faktura. Stručně vyjádřit za co, případně za jaké období.
- Následuje rozloučení kombinované s vyhlídkou další spolupráce a závěrečný pozdrav – opět možno zrcadlit komunikační zvyky protistrany.
Fanatičtí stylisté a UX writeři by mohli chtít ozvláštnit nejen fakturační mail, ale i popisy kolonek faktury. Dobrou praxi je se tomu vyhnout – mezi námi podnikateli: kdo by na konverzační blbůstky měl čas?
