Nezaplacená faktura je takový nepříjemný jev provázející fakturování. Každému se to může stát. Ale není to nic, co by vyžadovalo poplašnou reakci. Jako vždycky je třeba zachovat chladnou hlavu. Situaci odkomunikovat. Navázat s partnerem porozumění a dojít ke zdárnému řešení. Jak na to?

Faktura je po splatnosti

Po splatnosti se upomínkuje. Někdo otálí třeba týden, jiný to bere tak, že klient měl na zaplacení standardních 14 dnů a není důvod mu nenapsat hned první den po splatnosti. Vše záleží na znalosti klienta a na vzájemném vztahu. 

Vztah a znalost klienta je vhodné promítnout také do formulace upomínky. Obecně: netřeba být útočný, je vhodné vyhnout se jakýmkoliv náznakům, výtkám a podobným nezmarům lidské komunikace. Zákazník je taky jenom člověk. Krom běžného opomenutí často zasáhnou vnitroorganizační okolnosti, kontakt s bankou – někde i druhotná platební neschopnost. 

Pokud klient komunikuje a situaci řeší – není co řešit:)

 

Faktura zůstává neuhrazená

Emaily padají do spamu. Klienti si dovolují jezdit na dovolenou, být nemocní a mít celou řadu problémů – rodinné nevyjímaje. A proto je vhodné upomínkovat znovu. Případně zvolit jiný komunikační kanál než mail, Facebook chat a jiné platformy, u nichž je doručení nejisté. A zůstávat stále stejně milý.

Jiná je ovšem situace, kdy víte, že dlužník vaši upomínku dostal. A nemá se k zaplacení. Někteří jedinci jsou prostě jenom líní. Nechce se jim mluvit s účetním více než jedenkrát do měsíce a vůbec mají spoustu výmluv, proč upřednostnit vlastní pohodlnost před závazky. A zde se už nachází hranice, kterou je třeba chápat jako výzvu k akci.

 

Postupně zvyšovat tlak

Změna komunikačního kanálu může sloužit nejen k ověření doputování komuniké až k adresátovi, ale také k zesílení akcentu toho, co je předmětem obsahu sdělení. Můžete přeci tvrdit, že si nejste jistí, zda klient dostal upozornění na fakturu po splatnosti, a proto mu zaslat toto sdělení na všechny kontakty, které na něj máte. 

Výborným nástrojem postupně zesilujícím sdělení je opakování. To bezchybně obstará upomínkování v rámci fakturačního programu. A když máte ve fakturaci spárovány platby banky, můžete celý proces automatizovat a o nic se nestarat. Upomínky přestanou chodit v momentě, kdy fakturační program zaznamená platbu s variabilním symbolem pozdě uhrazené faktury. Navíc každodenně se objevující email o nezaplacení faktury dožene k zaplacení mnohé z fanatických zastánců placení až po splatnosti.

V momentě úmyslného nehrazení faktury se hodí také přerušení obchodního vztahu. Nedělá se to tak dramaticky, jak to zní. Prostě jen upřednostníte všechny ostatní klienty, kteří mají své závazky uhrazené a v rozporu s dobrým obchodním vztahem nezadržují vaše peníze.

 

Dlužník fakturu stále neuhradil

Když je místo číslíček na bankovním účtu stále prázdné, je vhodné dlužníkovi připomenout postihy z prodlení v podobě smluvní pokuty a úroků z prodlení. Smluvní pokuta je vázaná smlouvou – musí tedy být definována smlouvou. Její okolnosti definuje § 2048 občanského zákoníku. Úroky z prodlení nemusí být vázany smlouvou, jsou totiž nástrojem zákonným. Počítají se ve výši základní úrokové sazby (stanovované ČNB) navýšené o 8 %.

 

Předžalobní výzva

Zarytí neplatiči často nereagují ani na pohrůžky sankcemi. Těm je třeba zaslat předžalobní výzvu. Předžalobní výzva musí být odeslána minimálně 7 dní před podáním žaloby soudu. 

Náležitosti předžalobní výzvy

  • Identifikace věřitele a dlužníka;
  • výše dluhu;
  • důvod vzniku dluhu;
  • výslovná výzva k úhradě – včetně lhůty k zaplacení. Lhůta k zaplacení musí být minimálně stejně dlouhá jako lhůta před podáním žaloby – tedy 7 dní. Výslovně musí být uvedeno, že jde o poslední výzvu k dobrovolnému vyrovnání dluhu, po kterém bude už následovat pouze soudní vymáhání pohledávky; 
  • výslovné upozornění na zahájení soudního řízení v případě neuhrazení; 
  • datum;
  • podpis věřitele, případně právního zástupce.

Pokud předžalobní výzvu podepisuje právní zástupce, je třeba doložit i plnou moc k zastupování věřitele. Další přílohy nejsou povinné, nicméně je vhodné přiložit dokumentaci. Kromě faktury se dá dlužníkovi doložení dluhu připomenout objednávkami, smlouvou, kopiemi komunikace atd.

O převzetí předžalobní výzvy je nutné mít doklad. Není tedy vhodné předávat osobně, posílat emailem či nedokumentovanou poštou. Vhodnými způsoby jsou zásilky do vlastních rukou či datová zpráva přes systém datových schránek.

 

Soud

Jak předžalobní výzva praví, pokud nebude dluh uhrazen, bude následovat soud. Ten s sebou sice nese soudní výlohy (až 5 % ze žalované částky), nicméně ty je v případě úspěchu možno získat zpět. Jednou z podmínek je i včasné odeslání předžalobní výzvy.

Co musí žaloba obsahovat?

  • Označení soudu, kterému je určeno;
  • označení stran řízení, příp. jejich právních zástupců; 
  • označení žaloby; 
  • popis rozhodných skutečností; 
  • označení důkazů žalobce; 
  • návrh řešení aneb jakého rozhodnutí se žalobce domáhá;
  • datum; 
  • podpis.

Žaloba, která je bezchybně podána a doložena listinnými důkazy, může být soudem rozhodnuta i bez jednání, a to platebním rozkazem. Pokud žaloba není jednoznačná, následuje soudní řízení. Jestliže ho žalobce vyhraje, uloží soud žalovanému povinnost zaplatit dluh ve stanovené lhůtě. Pokud dlužník dluh nezaplatí, bude následovat soudní výkon rozhodnutí, případně exekuce.