5 jednoduchých způsobů, jak optimalizovat svou každodenní práci

Jolanta Rustecki Jolanta Rustecki 2022-07-27
5 jednoduchych zpusobu

Efektivnější práce zvyšuje nejen šance na dosažení obchodního úspěchu, ale také zlepšuje komfort našeho každodenního života. Cítíme se mnohem lépe, když si uvědomíme, že neztrácíme čas, naopak – vše máme pod kontrolou, plníme své úkoly podle plánu a hlavně je úspěšně finalizujeme. To poslední není tak samozřejmé, jak by se mohlo zdát. Práce je přece o plnění svých úkolů a povinností. Dnes navrhneme, jak fungovat v profesionální sféře mnohem efektivněji. Podívejte se, jak optimalizovat svou pracovní dobu. Většina z těchto způsobů nebude příliš inovativních, ale stojí za to si je zapamatovat a určitě je zavést.

Způsob č. 1 – Udělejte si práci jednodušší– programy a nástroje

V našem podcastu o tom mluvil Michał Kowalczyk z Excellent Work. Je to expert na Excel, který optimalizuje svou každodenní práci nejen s tímto nástrojem, ale i s mnoha dalšími. Mimo jiné se díky tomu příspěvky na jeho profilu v sociálních sítích ... přidávají samy. K tomu používá Airtable. Grafika a popisy jsou stahovány z YouTube a zveřejňovány každý den bez Michalovy účasti. Díky tomu ušetří až tři hodiny denně, které dříve trávil publikováním příspěvků.

Určitě si poslechněte rozhovor s Michałem - Specialista na Excel hodně mluvil o tomto nástroji, kterým je Airtable. Díky němu ušetřil stovky, ne-li tisíce hodin pro firmy, pro které pracoval a se kterými aktuálně spolupracuje. Zvažte, jaké zprávy pravidelně připravujete. A pokud je neděláte – možná stojí za to začít? Díky tomu můžete své podnikání řídit mnohem lépe. Jde o to, nevěnovat tomuto typu práce dlouhé hodiny. Mnoho procesů lze jednoduše automatizovat pomocí Excelu a mnoha dalších nástrojů, které jsou také zmíněny v podcastu. Srdečně Vás zveme k poslechu tohoto dílu na našem webu a na známých podcastových platformách včetně Spotify.

Když už jsme u nástrojů a programů, zamyslete se nad blokováním sociálních sítí, pokud máte pocit, že s nimi máte dennodenně problém. Máme tendenci trávit obrovské množství času na Tik Toku, Instagramu nebo Facebooku. Máme možnost na danou chvíli zablokovat konkrétní aplikaci, nebo třeba jen její feed, jako je  Facebook Kill News Feed, který Vám neukazuje publikované příspěvky, ale poskytuje zprávy na Messengeru.

 

Způsob č. 2 – Ať se věci dělají samy – spolupráce se zařízeními

Další tip na optimalizaci práce od hosta podcastu Michała Kowalczyka. Expert na Excel používá hlasovou asistentku Alexa od Amazonu. Vedle Siri od Applu, asistenta Google je jedním z nejoblibenějších zařízení. Takový nástroj nám dokáže pomoci například při zapínání či vypínání zařízení. Michał si doma postavil kancelář kombinovanou s nahrávacím studiem. Když začne nahrávat podcast, řekne to svému asistentovi. Tím se automaticky spustí žaluzie, zapne se mikrofon, lampa atd. Mohlo by se zdát, že všechny tyto věci by se spustily pár minut. Pokud však tuto dobu vynásobíme týdny či dokonce roky, získáme spoustu hodin, které lze strávit jinými profesními povinnostmi nebo jen odpočinkem. To poslední je přece nesmírně důležité, aby naše každodenní práce byla nejen efektivní, ale také uspokojující.

 

Způsob č. 3 - Použijte metodu Pomodoro

Je velmi těžké soustředit se na jednu věc. Zvláště v dnešní době, kdy na nás útočí notifikace a kvůli každodennímu vstřebávání obrovského množství informací se cítíme roztržití. Pomodoro je dnes velmi módní metoda, kterou doporučuje mnoho specialistů na podporu podnikání. Jednou z nich je Agnieszka Pietraszek z Biznes CUDownym styl, také host našeho podcastu. Určitě si poslechněte tuto epizodu, nejen abyste se seznámili s Pomodorem, ale také abyste zjistili, jak můžete podpořit své podnikání na psychické a duševní úrovni.

Ale vraťme se k Pomodoru. Není to nic jiného než systém práce ve 25minutových blocích. Proč jsou tak krátké? Těžko se budeme soustředit na jednu činnost bez rozptylování. Po uplynutí této doby si dejte 5 minut pauzu. Pak stojí za to vstát, napít se vody, protáhnout se. Delší přestávky 15 minut se konají po několika pracovních blocích.

K technice Pomodoro můžete použít hotové internetové aplikace nebo jednoduše budík. Je důležité, aby časovač zazvonil po 25 minutách. Pokud při plnění úkolu v bloku dostanete nový nápad nebo jiné rozptýlení, zapište si to, abyste na to nezapomněli, ale rychle se vraťte k aktuální činnosti. Před použitím této metody si nezapomeňte zapsat seznam úkolů, které je třeba provést. Ty nejdůležitější by měly být nahoře. Více si o tom můžete přečíst v další části.

 

Způsob č. 4 – Stanovte si priority svých úkolů

Udělejte si seznam denních úkolů. Tato rada se zdá být jasná, ale skutečně velmi důležitá. Je však potřeba vědět, jak si takový seznam připravit, aby bylo skutečně dosaženo stanovených cílů. Ať to není moc dlouhé. Množství úkolů, které nestihnete splnit za jeden den, Vás spíše demotivuje než motivuje. Na začátek seznamu umístěte úkoly, které je skutečně potřeba udělat, tedy ty nejdůležitější. Stanovte si priority v šílenství každodenního života. To, co je opravdu důležité, neodkládejte na později. Je to jednoduché pravidlo, které opravdu dělá zázraky.

Na tomto místě stojí za zmínku ještě jedna záležitost, tedy eliminace zbytečných úkolů. Nedávejte na seznam věci, které opravdu nemusíte dělat. Zvažte, zda daná schůzka proběhnout musí, nebo ji nelze, jak je popsáno v mnoha memech, „vyřídit jedním e-mailem“. Pokud se již ke klientovi chystáte, zkuste si naplánovat další schůzky, které potřebujete absolvovat. Díky tomu ušetříte čas na dojíždění nebo třeba při hledání parkovišť.

 

Způsob č. 5. Uspořádejte si dokonalé pracoviště

Další, mohlo by se zdát, velmi prozaický způsob, na kterém opravdu záleží. Pokud denně pracujete v jedné kanceláři, postarejte se v ní o pořádek a především pohodlí. Pohodlné křeslo je samozřejmě zásadní a tom Vám nemusíme připomínat. Co takhle dát si občas jiný úhel pohledu? Změna pracoviště, byť jen na okamžik, Vám pomůže vyniknout nejen kreativitu, ale také efektivitu. Zvažte, zda je to pro Vás zajímavá možnost.

A jaké jsou Vaše způsoby pro optimální a efektivní každodenní práci?

 




Zpět