Problémem veškeré IT práce je ochrana dat – a to na mnoha úrovních. Potenciálními riziky jsou nejen kyberzločinci a havárie, ale také nekalá konkurence a vlastní zaměstnanci. Data je třeba chránit, zálohovat a být schopen účinně obnovit kdykoliv, kdy dojde ke krizové situaci. Jak si přitom stojí na cloudu založená online fakturace a jak desktopové aplikace?

Ochrana před krádeží dat

Problémem dat na desktopu je jejich zabezpečení v operačním systému. Dnes se už fakticky neuvažuje ani tak o ochraně celého systému jako spíš o chránění kritických oblastí. Tyto oblasti se pak zabezpečují:

• zvýšenou pozorností bezpečnostních programů, 
• uzamykáním dat do šifrovaných datových trezorů, 
• sandboxováním kritických aplikací, 
• virtualizací části či celých operačních systémů či třeba 
• naprostým oddělením práce s vyhrazenými daty na konkrétním počítači.

Ani velmi sofistikovaná řešení na úrovni podnikové sítě se ovšem nedokáží vyrovnat cloudu. Přístupy k datům chrání standardy, které online fakturace sdílí kupř. s bankami:

1. veškerá komunikace je zašifrována; 
2. autorizace se koncipuje coby dvoufázová; 
3. nabízí se možnost přístupu pouze z povolených IP adres;
4. správa uživatelů umožňuje škálovat přístupová práva pro různé typy uživatelů (účetní kancelář, technická podpora, uživatel, administrátor) a specificky chrání konkrétní typy dat (čísla bankovního účtu, faktury, adresář odběratelů, katalog zboží, ekonomické přehledy); 
5. využívají se prvky, jako je
   • odhlášení z jiných počítačů; 
   • uzamčení obrazovky při nečinnosti.

Ochrana dat před ztrátou a rychlost zotavení

Kyberzločinci nejsou jediným rizikem ztráty dat. Někdy je ohrožuje selhání hardware, jindy přímo programy a programová prostředí. Operační systém Windows 10 a jeho neustálé problémy s aktualizacemi toho budiž příkladem. A právě tím jsou ohrožena data na desktopu. 

Přes pečlivé zálohování desktopových aplikací na lokální či cloudové prostředky se jeho okolnosti nemohou vyrovnat cloudu. Zálohy online fakturace totiž: 

• probíhají permanentně; 
• zálohy dat jsou vícenásobné – nespoléhají se pouze na jednu zálohu; 
• zálohy jsou vzdálené zálohovanému zařízení. V případě havárie data nejsou ohrožena tímtéž rizikem.

A rychlost zotavení? Té se uživatel musí obávat pouze u desktopových aplikací, které je třeba znovu nainstalovat a naimportovat do nich veškerá spravovaná data za dobu existence firmy – mnohdy v podivných souborových formátech. Zotavení u cloudu se fakticky nekoná, protože uživatel přichází do styku jen s plně funkčním systémem, který se z dílčích výpadků zotavuje v podstatě okamžitě.

Ochrana dat před lidským prvkem

Desktopové aplikace v podstatě umožňují kontrolu na úrovni uživatele operačního systému. Ač se teoreticky jedná o dobrou úroveň kontroly, fakticky se jakékoliv zabezpečení ztrácí s běžným chováním k firemním počítačům. Zaměstnanci je využívají mimo prostory firmy samé a nechávají je nezabezpečené napospas přístupu příliš mnoha dětem, kamarádům a kolegům. Ani zabezpečení operačního systému správcem firemního IT často nebývá dostatečné.

Oproti tomu kupř. BitFaktura umožňuje:

• logování všech přístupů;
• omezené přístupy pro konkrétní uživatele (účetní jednotku, technickou podporu, skladníky, fakturanty, obchodníky) – omezené na konkrétní typy dat, kdy každý vidí jen data, se kterými má pracovat; 
• omezení viditelnosti různých kategorií (platby, kupní ceny, databáze zákazníků).

Výhody nasazení cloudu zabezpečením dat nekončí. Cloudová fakturace zprostředkovává všem klientským zařízením všechna data v reálném čase. Nabízí propojení se sklady, CRM a API pro další programy. A fakticky pomáhá sehrát fakturační oddělení, účetní, ekonomy, skladníky i obchodníky, aniž by ti museli zvlášť komunikovat. Cloud jsou prostě data vždy po ruce, aktuální a bezpečná.

Zdroje

• Image by Pete Linforth
• Image by Tumisu
• Image by Gerd Altmann from Pixabay