Data na faktuře: aby Vás nepřekvapil kalendář

Data se na fakturách neuvádějí jen tak pro formu. Ukotvují účetní případy a povinnosti přiznávat daň z přidané hodnoty i daň z příjmu. A to jak pro dodavatele, tak pro odběratele. Kvalitní fakturační program hlídá všechna data automaticky, ale je dobré vědět, co která kolonka na faktuře znamená a proč tam je.

Datum uskutečnění zdanitelného plnění

Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) je dnem, kdy dodavatel dodal zboží či službu. Pro uskutečnitele daňového plnění (dodavatele) je tento den také datem, podle něhož se bude řídit při přiznání DPH na výstupu.

DUZP je povinným údajem pro faktury plátců DPH. Pro neplátce DPH je to údaj irelevantní, a tudíž i nepovinný. Právě proto, že se DUZP může lišit od data vystavení, je dobré mít je na faktuře jasně odlišené - při ruční fakturaci se tu nejčastěji chybuje.

Datum vystavení faktury

Datum vystavení je povinným údajem pro faktury plátců i neplátců DPH. Podmínky jeho určení se u plátců a neplátců lehce liší.

Plátce DPH - dodavatel

Plátce DPH má povinnost vystavit fakturu do 15 dnů od uskutečnění plnění - Zákon o DPH č. 235/2004 Sb., § 28, odst. 5 přímo říká, že: „Daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, nebo přiznat plnění."

Plátce DPH - odběratel

A pro odběratele - plátce DPH - je datum vystavení faktury typicky i datem přijetí daňového dokladu. A tento den je i prvním možným datem, ke kterému může odběratel nárokovat odpočet DPH. Odpočet DPH se dá pak nárokovat po dobu 3 let od konce měsíce, ve kterém nárok vznikl (paraf. Zákon o DPH č. 235/2004 Sb., § 73).

Pokud datum vystavení není shodné s datem přijetí, je vhodné, když dodavatel doplní fakturu ještě o datum odeslání faktury, které se pak pro odběratele stane datem obdržení daňového dokladu.

Neplátce DPH

Datum vystavení faktury neplátce DPH nijak nevstupuje do organizace výběru daně z přidané hodnoty. Pro toto datum platí pouze pokyn, že faktura má být vystavena co nejdříve od uskutečnění předmětu svého plnění. I proto se u drobných živnostníků, kteří DPH neplatí, klade důraz spíš na přehlednost a rychlost vystavení faktury než na přesné souběhy dat.

Datum splatnosti faktury

Datum splatnosti faktury určuje den, do jehož konce má být faktura uhrazena. V rámci fakturační činnosti je vhodné splatnost faktur hlídat a upomínkovat. Vzhledem k jednoznačnosti data splacení se dá kontrola a upomínkování automatizovat pomocí fakturačního programu, a tak si zjednodušit administrativu.

Jak se určuje datum splatnosti?

1. Datum splatnosti není povinným údajem faktur. Pokud není na faktuře uvedeno, má se za to, že je splatná do 30 dní od doručení. Slovy Občanského zákoníku č. 89/2012 Sb., § 1963, odst. 1: „Je-li obsahem vzájemného závazku podnikatelů povinnost dodat zboží nebo službu za úplatu, je cena splatná, aniž je zapotřebí výzvy k placení, do třiceti dnů ode dne, kdy byla dlužníku doručena faktura nebo jiná výzva podobné povahy, anebo ode dne obdržení zboží nebo služby, podle toho, který z těchto dnů nastal později."
2. Běžnou zvyklostí - zvláště v českém prostředí - je 14denní splatnost faktur.
3. Často je splatnost faktur zakotvena ve smlouvách či úmluvách. Může být fakticky jakákoliv, i když se Občanský zákoník snaží zabránit silně nevýhodným podmínkám pro dodavatele: „Smluvní strany si mohou ujednat dobu splatnosti delší šedesáti dnů jen tehdy, pokud to není vůči věřiteli hrubě nespravedlivé."

Pro firmy s pravidelnými zakázkami se vyplácí nastavit opakované faktury se stejnou splatností - odběratel si pak snáz zvykne na pravidelný termín platby a snižuje se riziko, že platba zapadne.

Datum odeslání faktury

Datum odeslání faktury je nepříliš častým jevem fakturace. Podstatné je pouze v případě plátců DPH. A uvádí se tehdy, když odběratel neobdrží fakturu v den vystavení. Pak je vhodné uvést datum odeslání faktury, které se pak pro odběratele stane dnem obdržení daňového dokladu.

Jak s daty na faktuře pomůže fakturační program

Ruční hlídání čtyř různých dat na desítkách faktur měsíčně je časově náročné a chybové. Fakturační program dnes umí vystavit fakturu během pár vteřin a data si doplní sám podle nastavených pravidel - DUZP podle data uskutečnění plnění, datum vystavení podle aktuálního dne a datum splatnosti podle zvolené lhůty (typicky 14 nebo 30 dní).

Živnostníci a malé firmy, kteří fakturují pravidelně stejným odběratelům, oceňují zejména opakované faktury - stačí jednou nastavit vzor faktury s položkami a periodou a program pak automaticky generuje a odesílá online faktury se správně dopočítanými daty. U elektronické fakturace navíc odpadá otázka, kdy faktura odběrateli reálně dorazila - datum odeslání je zaznamenané systémem.

Kdo si chce ušetřit práci s ručním psaním dat i položek, ocení hotový vzor faktury, který jde jen vyplnit a odeslat. Kombinace srozumitelných dat na faktuře a automatického upomínání po splatnosti pak výrazně zrychluje inkaso pohledávek.

Zdroje

• Zákon o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb.
• Občanský zákoník č. 89/2012 Sb.
• Icon by Adioma
• Clipground.com
• Image by tigerlily713 from Pixabay
• Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek