EAN na faktuře: zpracování a přebírka v řádu minut

Co jsou EAN kódy a proč patří na fakturu

Čárové kódy vznikly, aby zjednodušily a automatizovaly cestu zboží od výrobce až ke konečnému spotřebiteli. Své poslání plní na výbornou, a proto je dnes najdete téměř na každém produktu na pultech obchodů. Přesto řada menších firem a živnostníků zbytečně přichází o výhody, které nabízejí EAN kódy - mezinárodní čísla obchodní položky tištěná v podobě čárového kódu - a to i přesto, že jejich zavedení do fakturace bývá triviální.

Od kvalitního fakturačního programu lze čekat, že:

• nabízí přehled produktů, ve vyšších tarifech i plnohodnotnou skladovou evidenci;
• databáze zahrnuje identifikátor EAN kódu u každé skladové položky;
• kód lze doplnit ručně, čtečkou nebo datovým můstkem z jiného systému;
• obsahuje kontrolní mechanismy, které zabrání přiřazení stejného EAN kódu dvěma různým položkám a ověří čárový kód podle kontrolního součtu standardu EAN-13 - nejrozšířenějšího typu čárového kódu se 13 číslicemi.

Rychlejší vystavení i zpracování faktury

Jestliže online faktura sama o sobě usnadňuje fakturaci, pak využití čárových kódů z ní dělá hračku. I dlouhý seznam položek napoložkujete v řádu minut - stačí projet zboží čtečkou a systém sám dohledá název, cenu i skladovou dostupnost. Díky bezdrátovým čtečkám můžete běhat po skladu stejně jako sedět v teple kanceláře a vystavovat jednu fakturu za druhou.

Rychlejší přebírka a import zboží

Na straně odběratele je potřeba zboží přebrat, tedy fyzicky zkontrolovat druh, typ, barvu, model i provedení, zjistit počty jednotlivých položek a následně ověřit údaje na faktuře nebo dodacím listu. Ať už postupujete od položek na faktuře k fyzickému zboží, nebo naopak, ruční přebírka je pomalá. Žádný postup se nevyrovná jednoduchému schématu: naskenovat položku, potvrdit počet, odsouhlasit s fakturou.

Stejně to funguje i při zavádění zboží do systému. Kdysi bylo nutné každou položku ručně přepisovat i s doplňujícími parametry. Dnes stačí odpípnout příjem zboží - systém zaeviduje položku, počet i nákupní cenu a dopočítá cenu prodejní. Díky čárovým kódům tak máte přebírku i naskladnění hotové během chvilky, zatímco veškerou datovou práci a kontrolu udělá propojený systém sám.

Komfort pro klienty i zaměstnance

Zrychlení práce se zbožím, fakturací a pohybem dat má jednu zásadní výhodu - komfort. Pokud si zákazník vybírá mezi několika jinak srovnatelnými dodavateli, často rozhoduje právě to, jak snadno se s celým dodavatelsko-odběratelským vztahem pracuje. Proto se EAN kódy umísťují přímo na fakturu - zlepšují vztah s odběratelem a snižují prostor pro chyby na obou stranách.

Spokojený zaměstnanec, který nemusí ručně přepisovat desítky položek, má navíc více času na důležitější úkoly, dělá méně chyb a představuje menší riziko dodatečných nákladů způsobených fluktuací nebo reklamacemi kvůli špatně vystavené faktuře.

Jak zapnout a vytisknout EAN kódy na faktuře

Nastavení EAN kódů ve fakturačním programu je otázka několika kliknutí:

• vpravo nahoře klikneme na Nastavení - Nastavení účtu;
• v levém menu zvolíme Konfigurace - Produkty;
• v sekci Produkty zaškrtneme položku EAN kód na produktech;
• na plovoucím okně ve spodní části obrazovky potvrdíme Uložit.

Od této chvíle mají produkty v databázi k dispozici pole pro EAN kód. Stačí běžně vystavit fakturu odběrateli, zařadit položky a fakturu uložit - kódy se propíšou automaticky na tiskovou sestavu.

Tisk s čárovými kódy je stejně jednoduchý. U uložené faktury zvolíme v horním menu Tisk a vybereme možnost Tisknout s EAN kódy. Výsledná faktura pak potěší každou čtečku na straně odběratele a zrychlí i přebírku na jeho straně skladu.