Inventarizace - jak probíhá inventura?
Inventarizace je souhrnem účetních úkonů, které směřují k sestavení podrobného skutečného seznamu majetkových složek a zdrojů jejich původu k danému dni. Inventarizace spočívá ve stanovení skutečného stavu všech hmotných i peněžních majetkových složek pomocí seznamu, ale také vysvětlení rozdílů mezi stavem zjištěným během inventarizace (skutečností) a stavem vyplývajícím z účetní evidence. Inventa
Co je inventarizace a k čemu slouží
Inventarizace je soubor účetních a organizačních úkonů, jejichž cílem je zjistit skutečný stav majetku a závazků firmy k určitému dni a porovnat ho se stavem, který vyplývá z účetní evidence. Jde o jednu ze základních povinností každé účetní jednotky, protože právě díky inventarizaci lze ověřit, zda účetnictví odpovídá realitě. Bez pravidelné inventarizace by firma nevěděla, kolik zboží skutečně má na skladě, jaká je hodnota jejího majetku nebo zda nedochází ke ztrátám.
Výsledkem inventarizace je inventurní soupis, tedy přehledný seznam veškerého majetku, závazků a případně i pohledávek k rozvahovému dni. Tento soupis slouží nejen k účetním účelům, ale i jako podklad pro rozhodování o dalším hospodaření firmy, nastavení skladových zásob nebo odhalení slabých míst ve firemních procesech.
Druhy inventarizace
Fyzická inventura
Fyzická inventura znamená, že se skutečně počítá, měří, váží nebo jinak ověřuje množství hmotného majetku - typicky zboží na skladě, materiálu nebo dlouhodobého majetku. Provádí se přímo na místě, kde se majetek nachází, a výsledek se zapisuje do inventurních soupisů.
Dokladová inventura
Dokladová inventura se používá tam, kde fyzická kontrola není možná nebo nemá smysl - například u peněz na bankovním účtu, pohledávek nebo závazků. Skutečný stav se v tomto případě ověřuje porovnáním účetních dokladů, výpisů z účtu a smluv s částkami vedenými v účetnictví.
Jak probíhá inventura krok za krokem
Nejběžnější je řádná neboli periodická inventarizace, kterou firma provádí k rozvahovému dni, tedy zpravidla k poslednímu dni účetního období. Kromě toho existuje i mimořádná inventarizace, ke které dochází například při změně osoby odpovědné za sklad, při mimořádné události, jako je požár nebo krádež, nebo při zahájení či ukončení podnikatelské činnosti. Cílem je vždy stejný - mít jistotu, že evidovaný stav majetku odpovídá skutečnosti v okamžiku, kdy na tom firmě nejvíce záleží.
Samotný proces inventarizace se u většiny firem řídí podobným schématem, i když se konkrétní kroky mohou lišit podle velikosti firmy a druhu majetku.
Po dokončení fyzické nebo dokladové kontroly se výsledky zapíší do inventurních soupisů, které musí obsahovat den zahájení a ukončení inventury, jméno osoby odpovědné za inventarizaci a způsob zjišťování skutečného stavu.
Inventarizační rozdíly: manko a přebytek
Po porovnání skutečného stavu s účetní evidencí může firma zjistit takzvaný inventarizační rozdíl. Pokud je skutečný stav nižší než evidovaný, jde o manko - typicky způsobené ztrátou, krádeží nebo chybou při evidenci. Pokud je skutečný stav naopak vyšší, jedná se o přebytek, který může být důsledkem chyby při příjmu zboží nebo nesprávného zaúčtování. Zjištěné rozdíly je potřeba vysvětlit a promítnout do účetnictví, protože ovlivňují výsledek hospodaření firmy.
Jak usnadnit inventarizaci pomocí fakturačního programu
Ruční vedení skladové evidence a papírové inventurní soupisy zvyšují riziko chyb a inventarizace pak zabere zbytečně mnoho času. Kvalitní fakturační program se skladovou evidencí umožňuje mít průběžný přehled o stavu zásob, takže samotná inventura slouží spíše k ověření správnosti evidence než k jejímu kompletnímu sestavování od nuly.
Živnostníci i menší firmy díky online fakturaci navíc snadno propojí skladové pohyby s vystavenými doklady - když vystavíte fakturu na prodané zboží, systém automaticky odečte příslušné množství ze skladu. Díky tomu je i evidence pro dokladovou inventuru mnohem přehlednější a méně náchylná k chybám.
Časté dotazy
Co je to inventarizace?
Inventarizace je proces zjišťování skutečného stavu majetku a závazků firmy a jeho porovnání s účetní evidencí k danému dni.
Jaký je rozdíl mezi fyzickou a dokladovou inventurou?
Fyzická inventura ověřuje hmotný majetek přímým počítáním nebo měřením, zatímco dokladová inventura porovnává účetní doklady a výpisy tam, kde fyzickou kontrolu nelze provést, například u peněz na účtu nebo pohledávek.
Co znamená manko a přebytek?
Manko vzniká, když je skutečný stav majetku nižší než evidovaný, přebytek naopak tehdy, když je skutečný stav vyšší, než ukazuje účetnictví.
Jak pomůže fakturační program s inventarizací?
Program se skladovou evidencí průběžně eviduje pohyby zboží podle vystavených dokladů, takže inventura slouží hlavně k ověření správnosti evidence, ne k jejímu sestavování od začátku.