Migrace dat ze systému do systému je relativně snadná. Většina fakturačních řešení využívá stejné prostředky – dokonce i stejnými způsoby. Osvědčeným veteránem datových přenosů zůstává formát CSV, někde ho nahrazují mladší a sofistikovanější formáty XML, XLS, XLSX. Zbývá se jen zorientovat v rozhraních zdroje a cíle datového přenosu. V rámci příkladu vybíráme Fakturoid a BitFakturu.

BitFaktura umožňuje nejen naimportovat faktury, klienty a produkty, ale také platby z banky a platby od jiných zprostředkovatelů plateb (PayPal, PayU…). Otázkou importu zůstává, co za data nabízí strana exportu – nejčastěji jde o faktury a kontakty, méně časté jsou produkty a platby. Někdy jsou možnosti exportu doplněny o komplexní export fakturace pro účetní programy. 

Jak exportovat data z Fakturoidu?

1. Zamíříme do požadované sekce (faktury, platby, klienti); 
2. vyhledáme položku export; 
3. upřesníme okolnosti exportu dle nabídky zdrojové aplikace; 
4. zvolíme souborový formát – typicky je to CSV a
5. exportujeme.

Jak importovat data faktur do BitFaktury?

• Otevřeme Nastavení – Import;
• v pravé části vybereme Import faktur; 

• zkontrolujeme správný výběr Co importovat; 
• vybereme zdrojový soubor – může být ve formátech CSV, XLS, XLSX, TXT, či TSV;
• upřesníme oddělovač sloupců:
  • vhodné je ponechat výchozí čárku – můžeme se zde vrátit v případě, že by data byla nesprávně strukturována, což zjistíme hned v dalším kroku; 
• aplikace stáhne data pro import dat a nabídne volbu Zkontrolujte data a importujte – odklikneme; 

• objeví se rozhraní pro kontrolu a správné přiřazení dat:
  • zcela horní řádek s výběrem položek patří identifikátorům BitFaktury; 
  • pod ním se často nachází hlavička zdrojových dat, podle kterých je snadněji identifikujeme (a kterou nemusíme importovat do cílových dat);
  • datům přiřadíme adekvátní kategorii;
  • nejdůležitějšími kategoriemi jsou typické položky faktur:
    • number: číslo;
    • buyer_company: Společnost; buyer_street: Ulice a č.; buyer_city: Město; buyer_post_code: PSČ; buyer_register_number: IČ; buyer_tax_no: DIČ;
    • seller_name: Dodavatel; seller_street: Ulice a č.; seller_city: Město; seller_post_code: PSČ; seller_register_number: IČ; seller_tax_no: DIČ; seller_bank: Banka; seller_bank_account: Účet; seller_bank_account_id;
    • payment_to: Datum splatnosti;
    • ostatní kategorie můžeme v importu Přeskočit – výběrem této možnosti z rozbalovacího menu horního řádku;
• import potvrdíme zcela dole odkliknutím tlačítka Vložte data.

Jak importovat data klientů do BitFaktury?

Import klientů je obdobný importu faktur:

• v Nastavení – Import;
• zvolíme Import klientů; 
• určíme zdrojový soubor a způsob oddělení sloupců; 
• odkliknutím Zkontrolujte data a importujte přejdeme na surová data; 
• přiřadíme sloupcům odpovídající kategorie z roletových nabídek; 
• nepodstatné sloupce dat vynecháme volbou Přeskočit z roletky; 
• importujeme data odkliknutím tlačítka Vložte data.

Kontrola importovaných položek

Importované položky můžeme zkontrolovat:

• v Historii importů, která se zobrazí hned po dokončení importu, a to sice v sekci Importované objekty nebo
• přejdeme do odpovídající databáze – Faktury či Zákazníci – a zkontrolujeme vybrané položky.  

Jak vyřešit komplikace při importu?

Při exportu a importu dat se setkávají dvě různé logiky třídění dat, a z toho mohou plynout nesrovnalosti. Pokud BitFaktura zaznamená chybně zpracované položky, upozorní na ně uživatele v Historii importů v sekci Chyby. Číslovka označující počet chyb je zároveň odkazem na seznam chybných položek s upřesněním toho, co je chybou. 

BitFaktura Vám s importem pomůže!

Fakturace a databáze klientů bývají mnohatisícové a určitě není třeba ručně řešit zásahy při tak rozsáhlých přenosech. Navíc klienti přechází z rozličných systémů, mají data v různých formátech a podformátech.

BitFaktura proto nabízí bezplatnou pomoc při migraci dat z jakéhokoliv jiného fakturačního řešení či účetního programu.

 

Zdroje

• Image by Gerd Altmann from Pixabay
• Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek

Zpět