Jak přenést data z Fakturoidu do BitFaktury?

author Daniel Beranek , 2020-10-01

Migrace dat ze systému do systému je relativně snadná. Většina fakturačních řešení využívá stejné prostředky – dokonce i stejnými způsoby. Osvědčeným veteránem datových přenosů zůstává formát CSV, někde ho nahrazují mladší a sofistikovanější formáty XML, XLS, XLSX. Zbývá se jen zorientovat v rozhraních zdroje a cíle datového přenosu. V rámci příkladu vybíráme Fakturoid a BitFakturu.

Migrace dat mezi platformami

BitFaktura umožňuje nejen naimportovat faktury, klienty a produkty, ale také platby z banky a platby od jiných zprostředkovatelů plateb (PayPal, PayU…). Otázkou importu zůstává, co za data nabízí strana exportu – nejčastěji jde o faktury a kontakty, méně časté jsou produkty a platby. Někdy jsou možnosti exportu doplněny o komplexní export fakturace pro účetní programy. 

Jak exportovat data z Fakturoidu?

  1. Zamíříme do požadované sekce (faktury, platby, klienti); 
  2. vyhledáme položku export; 
  3. upřesníme okolnosti exportu dle nabídky zdrojové aplikace; 
  4. zvolíme souborový formát – typicky je to CSV a
  5. exportujeme.

Import faktur, klientů a produktů doplňují importy plateb

Jak importovat data faktur do BitFaktury?

  • Otevřeme NastaveníImport;
  • v pravé části vybereme Import faktur

Rozhraní importu: druh importu, zdroj dat a způsob oddělení sloupců

  • zkontrolujeme správný výběr Co importovat
  • vybereme zdrojový soubor – může být ve formátech CSV, XLS, XLSX, TXT, či TSV;
  • upřesníme oddělovač sloupců:
    • vhodné je ponechat výchozí čárku – můžeme se zde vrátit v případě, že by data byla nesprávně strukturována, což zjistíme hned v dalším kroku; 
  • aplikace stáhne data pro import dat a nabídne volbu Zkontrolujte data a importujte – odklikneme; 

Rozhraní pro rozdělení dat do kategorií

  • objeví se rozhraní pro kontrolu a správné přiřazení dat:
    • zcela horní řádek s výběrem položek patří identifikátorům BitFaktury; 
    • pod ním se často nachází hlavička zdrojových dat, podle kterých je snadněji identifikujeme (a kterou nemusíme importovat do cílových dat);
    • datům přiřadíme adekvátní kategorii;
    • nejdůležitějšími kategoriemi jsou typické položky faktur:
      • number: číslo;
      • buyer_company: Společnost; buyer_street: Ulice a č.; buyer_city: Město; buyer_post_code: PSČ; buyer_register_number: IČ; buyer_tax_no: DIČ;
      • seller_name: Dodavatel; seller_street: Ulice a č.; seller_city: Město; seller_post_code: PSČ; seller_register_number: IČ; seller_tax_no: DIČ; seller_bank: Banka; seller_bank_account: Účet; seller_bank_account_id;
      • payment_to: Datum splatnosti;
      • ostatní kategorie můžeme v importu Přeskočit – výběrem této možnosti z rozbalovacího menu horního řádku;
  • import potvrdíme zcela dole odkliknutím tlačítka Vložte data.

Rozhraní pro import klientů

Jak importovat data klientů do BitFaktury?

Import klientů je obdobný importu faktur:

  • v NastaveníImport;
  • zvolíme Import klientů
  • určíme zdrojový soubor a způsob oddělení sloupců; 
  • odkliknutím Zkontrolujte data a importujte přejdeme na surová data; 
  • přiřadíme sloupcům odpovídající kategorie z roletových nabídek; 
  • nepodstatné sloupce dat vynecháme volbou Přeskočit z roletky; 
  • importujeme data odkliknutím tlačítka Vložte data.

Kontrola importovaných položek

Importované položky můžeme zkontrolovat:

  • v Historii importů, která se zobrazí hned po dokončení importu, a to sice v sekci Importované objekty nebo
  • přejdeme do odpovídající databáze – Faktury či Zákazníci – a zkontrolujeme vybrané položky.  

Jak vyřešit komplikace při importu?

Při exportu a importu dat se setkávají dvě různé logiky třídění dat, a z toho mohou plynout nesrovnalosti. Pokud BitFaktura zaznamená chybně zpracované položky, upozorní na ně uživatele v Historii importů v sekci Chyby. Číslovka označující počet chyb je zároveň odkazem na seznam chybných položek s upřesněním toho, co je chybou. 

BitFaktura Vám s importem pomůže!

Fakturace a databáze klientů bývají mnohatisícové a určitě není třeba ručně řešit zásahy při tak rozsáhlých přenosech. Navíc klienti přechází z rozličných systémů, mají data v různých formátech a podformátech.

BitFaktura proto nabízí bezplatnou pomoc při migraci dat z jakéhokoliv jiného fakturačního řešení či účetního programu.

 

Zdroje