Neuhrazená faktura: prevence a sanace. Upomínkování v BitFaktuře

Daniel Beranek Daniel Beranek 2021-07-23
Smlouva

Pokud se s nezaplacenými fakturami setkáváte častěji, je vhodné do obchodních vztahů začlenit prvky prevence neplacení, případně automatizovat způsoby minimalizace škod neuhrazených faktur.

  1. Smlouva
  2. Záloha kalkulované částky
  3. Informační prevence
    1. ARES
    2. Jiné zdroje
  4. Sanace škod
    1. Pojištění pohledávek
    2. Prodej pohledávek
  5. Nastavení upomínek v BitFaktuře
    1. Jak poslat jednorázovou upomínku v BitFaktuře?
    2. Jak nastavit automatické upomínky v BitFaktuře?

Smlouva

Mnohdy dostatečným motivátorem k neporušení dobrých mravů v obchodním vztahu je prostě smlouva. Ať už smlouva o spolupráci či o dílo vymezuje nejen smluvní strany, předmět a další ustanovení, ale především platební podmínky a smluvní pokuty. Smluvní pokuty umožňují dodavateli stanovit mnohem důraznější incentivy, než jsou zákonné úroky z prodlení.

Faktem je, že mnoho podnikatelských subjektů písemné smlouvy nevyužívá. Množí-li se případy neuhrazených faktur, je vhodné je začít sepisovat.

Záloha

Záloha kalkulované částky

Jestliže smlouvy v jisté části podnikatelské populace nejsou příliš rozšířené, u záloh je to právě naopak. Jejich výše se odvíjí nejen od kalkulace celého projektu, ale také od:

  • důvěryhodnosti klienta; 
  • velikosti kalkulovaného projektu a 
  • realizačních faktorů. 

Běžně se setkáváme se zálohami ve výši 50 % projektu. Ovšem objevují se i 10% zálohy, a ve výjimečných případech při zcela chybějící důvěře v protistranu můžete vyžadovat i nevratnou zálohu ve výši 100 % částky projektu.

Zálohy se standardně dokladují pomocí zálohových faktur, které nejsou účetním, ani daňovým dokladem. Proto je, ani jejich náležitosti nedefinují odpovídající zákony. Nicméně je vhodné zachovat všechny náležitosti ostrých faktur, doklad označit Zálohová faktura a číselným označením v rámci interně stanovené číselné řady. 

Účetní praxe se občas potkává i s nestandardními případy, kdy je záloha vyúčtována běžnou fakturou a následována fakturou na zbývající částku.

Analýza informací o obchodním partnerovi

Informační prevence

Tu méně, tu více využívaným nástrojem je prosté vyhodnocení informací o obchodním partnerovi. Některé z nich jsou implementované přímo v podnikových nástrojích – např. fakturace často zpřístupňují údaj o nespolehlivém plátci DPH z ARES.

ARES

Zdrojem obecných informací o objektu je sám Administrativní registr ekonomických subjektů, ve kterém se lze krom informaci o placení DPH dozvědět také:

  • rok založení a tedy stáří subjektu; 
  • frekvenci změn jednatelů a společníků – zvlášť zajímavý údaj u s. r. o.
  • zda a kolik subjekt čerpá dotací; 
  • základní kapitál; 
  • tzv. institucionální sektor – víceméně jen rozlišení, zda jde o OSVČ či podnik soukromý/veřejný; 
  • počet zaměstnanců; 
  • předmět podnikatelské činnosti. 

Jiné zdroje

Vhodnými zdroji informací jsou i firemní databáze. Ty rozšiřují obecné informace o podniku dostupné z ARES o další užitečné informace. Typicky:

  • obrat, zisk, příp. další finanční ukazatele; 
  • vývoj finančních ukazatelů v čase; 
  • počet zaměstnanců a jeho vývoj v čase; 
  • analýzu a rating finančního zdraví; 
  • údaje z rozvahy a výsledovky u společností, které je zveřejňují; 
  • mediální odezvu; 
  • čerpání státních dotací; 
  • ochranné známky držené firmou; 
  • různé události pojicí se k podniku.

Příkladem takových databází informací o firmách jsou detail.cz či informaceofirmach.cz.

Finálním a mnohdy rozhodujícím zdrojem informací je sám internet. Osvědčená hledací fráze zkušenost [jméno firmy] prozradí mnohem více, než kolik si pochybné a nekale podnikající subjekty přejí. Jen je vhodné ověřit i důvěryhodnost takto získaných dat a nenechat se zmást prvním podvrhem konkurence.

Faktura po splatnosti

Jak postupovat, když preventivní opatření selžou, napoví text Nezaplacená faktura: od upomínky až po žalobu.

Sanace škod

Sanace škod

Ani platební rozkaz soudu, ani soudní výkon rozhodnutí či exekuce dlužníka nemusí vést k vyřešení pohledávky vzniklé fakturou. Pak je třeba uvažovat o dalších možnostech sanace nezaplacených faktur.

Pojištění pohledávek

Opatřením, jehož účel se realizuje až po neúspěšném vymáhání pohledávek, ale které je třeba iniciovat ještě předtím než k nezaplacení dojde, je pojištění pohledávek. I nedobytnou pohledávku lze sanovat jejím pojištěním. Navíc v rámci pojištění pohledávek klient dostává i řadu dalších služeb, které spíše spadají do monitoringu obchodních partnerů a managementu pohledávek. 

Pojištění pohledávek tedy typicky zahrnuje i další služby. Pojištěný podnikatel podle Zdeňka Janaty typicky:

  • získává přístup do interní databáze finanční bonity a platební morálky rozličných tržních subjektů; 
  • může samotné pojištění využít pro vylepšení své uvěrové expozice ve své bance; 
  • a navíc pojišťovny nabízejí i možnost inkasa nebo vymáhání neuhrazených pohledávek, a to nejen v ČR, ale i v zahraničí.

Prodej pohledávek

Relativně okrajovou možností je prodat pohledávku. Firmy zabývající se vymáháním dluhů sice běžně deklarují odkup pohledávky v řádu 75 – 80 % hodnoty objednávky, ale reálně nabídnutá hodnota je často nižší, někdy i řádově. Vše záleží na dokumentaci vzniku pohledávky, doložení její oprávněnosti, stáří pohledávky a nakonec i interním vyhodnocení možnosti domoci se pohledávky. Běžně se tak nabízí odkup v rozmezí 10 – 20 % ceny pohledávky.

 

Nastavení upomínek v BitFaktuře

Nastaveni jednorázové upomínky

Jak poslat jednorázovou upomínku v BitFaktuře?

  1. V sekci Příjmy – Všechny vyberete dotčenou fakturu;
  2. z druhého menu zvolte Více možností;
  3. odklikněte Pošli upomínku;
  4. v dalším okně zkontrolujte, případně upravte:
    • odesílatele;
    • e-mail zákazníka;
    • e-mail pro zaslání kopie;
    • předmět (už jde předvyplněn v podobě Prosíme o platbu za: Faktura číslo XXX);
    • obsah;
    • přiložení PDF verze faktury.

Upomínka přichází adresátovi v této podobě:

Podoba upomínky

Adresát má možnost nahlédnout fakturu v prostředí účtu BitFaktury. Stáhnout si ji lokálně. Případně ji může rovnou přidat k výdajům na svém účtu. 

Nastavení automatických upomínek

Jak nastavit automatické upomínky v BitFaktuře?

Automatické upomínkování lze nakonfigurovat i globálně (a nejen pro faktury):

  1. vpravo nahoře v rozhraní vybereme Nastavení a první položku Nastavení účtu
  2. z menu vlevo zvolíme Odesílání emailem
  3. přejdeme do sekce Neuhrazená faktura
    • pokud nám stačí výchozí podoba textu upomínky, změníme především část Nastavení automatických připomenutí – nabízí možnosti:
      • Neposílat automaticky
      • 1 den po splatnosti; 
      • 2 dny po splatnosti; 
      • 3 dny po splatnosti; 
      • 7 dnů po splatnosti;
      • 14 dnů po splatnosti;
      • 30 dnů po splatnosti
      • 1, 7, 14 a 30 dnech po splatnosti a
      • více – kde si můžeme číslicemi nastavit dny po splatnosti, v kterých má být upomínkový email poslán; 
    • pokud chceme změnit text upomínky:
      • rozklikneme roletku vedle pole předmětu; 
      • zvolíme Vlastní podoba emailu
      • zadáme natvrdo text, který se bude zobrazovat ve všech emailech; 
      • zadáme parametrické proměnné pro zobrazování údajů specifických pro daného dlužníka;
        • s výběrem správných parametrů nám pomůže tlačítko Pomoc;
  4. upřesníme další volby:
  5. připojení PDF verze nezaplacené faktury; 
  6. odesílání upomínek u neúčetních dokladů; 
  7. odesílání pouze v pracovních dnech;
  8. upravíme zápatí emailu; 
  9. potvrdíme tlačítkem Uložit.

Zdroje




Zpět