Pravidelná faktura: automatizace opakované fakturace

Opakovaná činnost volá po automatizaci. Nejinak je tomu i v případě fakturace. Jestliže každý měsíc vystavujete témuž klientovi fakturu za tytéž služby ve stejné částce, pak nejefektivnějším řešením je pravidelná faktura.

Kde se hodí pravidelné faktury?

Pravidelná faktura je vynikajícím pomocníkem všude tam, kde se pravidelně fakturuje totéž za totéž. Typickým předmětem opakované fakturace jsou:

• nájem, pronájem, leasing, splátkové služby;
• služby poskytované za paušální částku;
• poskytování softwaru modelem SaaS (Software as a Service - licencování softwaru formou služby na předplatné);
• tarifní platby (hosting, připojení k internetu, energie);
• konstantní dodávky zboží.

Jestliže se nemění dodavatel, odběratel, předmět a částka fakturace, pak stačí jen ukotvit v čase moment vystavení a splatnost. A pokud fakturační program umí opakovanou fakturaci i sám odeslat, sledovat zaplacení a upomínkovat, pak je automatizace kompletní a živnostník či firma se může věnovat podnikatelské činnosti místo papírování.

Jak povolit pravidelnou fakturu v BitFaktuře?

1. navigujeme Nastavení - Nastavení účtu;
2. vyhledáme sekci Pravidelné faktury - zaškrtneme položku Pravidelné faktury;
3. potvrdíme tlačítkem Uložit dole na obrazovce.

Jak vytvořit pravidelnou fakturu?

• v hlavním menu pod položkou Příjmy odklikneme Pravidelné faktury;
• zvolíme Nová pravidelná faktura;
• určíme vhodný název v kolonce Popis;
• vybereme zdroj dat pravidelné faktury:
  • buď už vystavenou fakturu;
  • nebo vystavíme zcela novou pravidelnou fakturu na základě vlastní definice;
• a pokračujeme...

Jak vytvořit pravidelnou fakturu na základě stávající faktury?

• zvolíme možnost Na základě faktury;
• vybereme zdrojovou fakturu pomocí jednoho z identifikátorů: název dodavatele, DIČ (daňové identifikační číslo), číslo faktury.

Jak vytvořit pravidelnou fakturu na základě vlastní definice?

• zvolíme možnost Vlastní definice;
• určíme databázové položky Dodavatel, Zákazník, Výrobek;
• nastavíme množství a ceny ve vybrané měně;
• stanovíme splatnost v rozmezí 1 - 90 dní.

Pak už jen:

• určíme Datum vystavení první faktury;
• nastavíme frekvenci - k dispozici máme týden, měsíc, 2 měsíce, 6 měsíců a rok; u všech frekvencí lze nastavit Vystavovat pouze v pracovní dny, u měsíčních frekvencí navíc Vystavovat konkrétní den v měsíci;
• můžeme upřesnit Čas vystavení faktury;
• můžeme nastavit Automaticky odeslat e-mailem klientovi;
• můžeme si nastavit oznámení o vystavení pravidelné faktury.

Další možnosti nastavení pravidelných faktur

• jejich vystavování jako zaplacených;
• jiné číslování;
• speciální volby data prodeje - pouze rok a měsíc, nebo poslední den měsíce, kdy proběhl prodej;
• datum ukončení pravidelných faktur;
• komentář.

A nakonec uložíme - přehled a editaci pravidelných faktur pak najdeme v jejich souhrnném seznamu.

Nastavení faktury coby pravidelné

Fakturu je možné i přímo nastavit coby fakturu pravidelnou. Stačí jen:

• otevřít požadovanou fakturu (v rozhraní Příjmy - Všechny);
• zvolit Více možností - Nastavte pravidelné faktury;
• a dokončit nastavení pravidelné faktury v odpovídajícím rozhraní.

Napojení pravidelných faktur na další části BitFaktury

Pravidelností to u opakované fakturace nekončí. Podstatnou součástí je nastavení proměnných, které dokáží pozměnit názvy výrobků tak, aby odběratel snadno určil, za které časové období je pravidelná faktura vystavena. Kromě toho pravidelné faktury vstupují do běžné administrace faktur v rámci BitFaktury:

• je hlídána a upomínkována jejich splatnost;
• vstupují do účetnictví na straně příjmů;
• strukturovaně vstupují do reportů.

A navíc je možné je propojit i s dalšími částmi řešení BitFaktury, jako jsou například automatické platby, přenos do účetnictví i na straně odběratele (pokud využívá BitFakturu) a samozřejmě skladová evidence.

Proč opakované faktury šetří čas živnostníkům i firmám

Ruční vystavování stejné faktury měsíc co měsíc je zbytečná administrativní zátěž, která navíc zvyšuje riziko chyby - záměny částky, opomenutí odeslání nebo chybějícího čísla dokladu. Opakované faktury tento krok automatizují a zároveň zachovávají kontrolu: uživatel může kdykoliv cyklus upravit, pozastavit nebo ukončit.

Pro živnostníka, který fakturuje třeba pravidelný paušál nebo nájem, je automatizace opakované fakturace jedním z nejrychlejších způsobů, jak snížit administrativní zátěž bez ztráty přehledu o vystavených dokladech. Fakturační program navíc hlídá i to, aby číselná řada faktur zůstala nepřerušená a odpovídala vnitřní směrnici firmy.

Zdroje

• Image by mohamed Hassan from Pixabay
• Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek