Shrnutí novinek v systému - červenec 2023
Prázdniny jsou v plném proudu, nicméně BitFaktura neodpočívá. Máme pro Vás novinky ve funkcích, integracích. Vítejte u shrnutí měsíce!
Přehled novinek července 2023
Prázdniny jsou v plném proudu, ale vývoj fakturačního programu BitFaktura nezastavuje ani přes léto. Červencová aktualizace se zaměřuje hlavně na přehlednost - ve formulářích, ve skladových dokladech i u pravidelných faktur. Podívejme se, co konkrétně se změnilo a jak to využít v praxi.
I drobné úpravy v administraci dokážou v součtu ušetřit hodně času - platí to zejména tam, kde firma vystavuje online faktury ve větším objemu a potřebuje se v dokladech rychle orientovat. Proto se vyplatí projít si i takové novinky, které na první pohled vypadají jako kosmetické.
Přehlednější seznam souvisejících dokladů
Ve formuláři zálohových a konečných faktur se změnil způsob zobrazování souvisejících dokladů. Dříve systém nabízel všechny objednávky a zálohy dostupné v účtu bez ohledu na datum jejich vystavení, takže seznam býval často nepřehledně dlouhý. Nově systém navrhuje pouze prvních 10 nejrelevantnějších dokumentů - pokud potřebnou zálohu nebo objednávku mezi nimi nenajdete, můžete ji dohledat v novém vyhledávacím poli. Díky tomu je vystavit fakturu na základě starší objednávky rychlejší a přehlednější i u účtů s vysokým počtem dokladů.
Skladové doklady a export do XLS
Do skladových dokladů přibyl podrobnější Export do XLS (s položkami). Při jeho výběru sestava obsahuje i tato pole: produkt/služba, kód produktu, množství, cena bez DPH, cena s DPH, DPH, hodnota DPH a hodnota bez DPH. Takto rozšířený export se hodí, pokud potřebujete doklady dále zpracovávat mimo systém - například při účetní uzávěrce nebo kontrole marží u jednotlivých položek skladu.
Práce s podrobnějším exportem má smysl i tam, kde firma vede evidenci skladu paralelně s vystavováním faktur - díky rozšířeným sloupcům lze snadněji dohledat, kolik z konkrétní zásoby už bylo skutečně vyfakturováno a kolik zboží zůstává na skladě. U větších skladů to zpřehledňuje i běžnou kontrolu stavu zásob bez nutnosti procházet každý doklad jednotlivě.
Pravidelné (opakované) faktury
V seznamu pravidelných faktur přibyla u každé položky zaškrtávací políčka. Nově tak lze:
- hromadně mazat vybrané cykly - dříve bylo možné mazat jen jednotlivé cykly po jednom,
- exportovat do XLS pouze vybrané cykly, a ne celý seznam jako dosud.
Samotný export byl navíc rozšířen o další sloupce užitečné při kontrole případných chyb. Pro firmy, které pravidelně fakturují stejným zákazníkům, jde o praktické zrychlení práce - u opakovaných faktur totiž často stačí jednou nastavit cyklus a dál jen kontrolovat, že vše proběhlo podle plánu.
Nápověda a další zdroje
Ve znalostní databázi BitFaktury najdete materiály pro vlastní průzkum systému. Minulý měsíc jsme ji rozšířili o tyto položky:
Nápověda se hodí zejména u témat, která nepoužíváte každý den - třeba zavedení vlastního kurzu nebo úprava číslování faktur. Než takové nastavení měníte ručně v každém dokladu, vyplatí se ověřit, jestli fakturační program nenabízí rovnou hromadné nebo automatizované řešení.
Časté dotazy
Kolik souvisejících dokladů systém nově navrhuje ve formuláři faktury?
Systém nově navrhuje pouze prvních 10 nejrelevantnějších dokumentů místo celého seznamu objednávek a záloh. Pokud potřebný doklad mezi nimi nenajdete, můžete ho dohledat pomocí nového vyhledávacího pole.
Co obsahuje podrobnější export skladových dokladů do XLS?
Rozšířený export s položkami obsahuje pole produkt/služba, kód produktu, množství, cena bez DPH, cena s DPH, DPH, hodnota DPH a hodnota bez DPH. Hodí se pro další zpracování dokladů mimo systém, například při účetní uzávěrce.
Jak nová zaškrtávací políčka usnadňují práci s pravidelnými fakturami?
Díky zaškrtávacím políčkům u jednotlivých cyklů lze hromadně mazat vybrané cykly pravidelných faktur a exportovat do XLS jen vybrané položky, místo mazání a exportu po jednom nebo najednou všech.
Kde najdu nápovědu k novým funkcím BitFaktury?
Ve znalostní databázi BitFaktury, kterou redakce pravidelně doplňuje o nové články - v červencové aktualizaci přibyly témata jako změna číslování faktur, zavedení vlastního kurzu nebo tmavý režim.