Shrnutí novinek v systému - prosinec 2022

Role účetního jde nastavit podle oddělení

Byla přidána možnost omezit roli Účetního. Před změnami měl účetní stejná oprávnění (která nebylo možné změnit) jako majitel/administrátor. V současné době je možné omezit roli Účetního na jedno nebo více oddělení, jako v případě běžného Uživatele. Chcete-li změnit přístup účetního ke konkrétním oddělením, postupujte podle cesty Nastavení > Uživatelé > Role > klikněte na e-mail uživatele/účetního:

V tomto kroku můžete vybrat oddělení, kterým chcete udělit přístup svému účetnímu, a poté Uložit změny.

Tato změna se hodí zejména větším firmám a firmám s více pobočkami, kde externí účetní zpracovává jen část agendy - typicky jedno konkrétní oddělení nebo pobočku. Dříve musel mít účetní přístup ke všem datům v účtu, což z pohledu ochrany citlivých obchodních informací nebylo vždy žádoucí. Omezení role na konkrétní oddělení tak pomáhá dodržet zásadu, že každý uživatel by měl vidět jen data, která skutečně potřebuje ke své práci.

Kontakty na jedno kliknutí zrychlují fakturaci

Nyní můžete při odesílání dokumentu zákazníkovi vybrat kontakt z rozevíracího seznamu a jedním kliknutím jej přidat k příjemcům. Tato funkce výrazně urychlí proces fakturace a ušetří Vám čas.

Pokud fakturujete pravidelně stejnému okruhu odběratelů, oceníte, že už nemusíte pokaždé ručně přepisovat nebo kopírovat e-mailovou adresu. Menší detaily tohoto typu se v praxi sčítají - u firmy, která vystavuje desítky faktur měsíčně, dokáže jedno kliknutí navíc ušetřit i několik hodin ročně strávených nad administrativou. Zároveň se snižuje riziko překlepu v e-mailové adrese, kvůli kterému by se faktura vůbec nemusela dostat ke správnému příjemci.

Nové články na blogu a v nápovědě

Články na blogu můžete vyhledávat podle klíčových slov pomocí vyhledávače nebo vybírat podle kategorie. Minulý měsíc pro Vás specialisté spolupracující s BitFakturou připravili témata, která Vás zajímají, zde jsou:

Dárky na poslední chvíli pro zákazníky nebo zaměstnance (nejen na Vánoce) - 5 nápadů na záchranu

Nápověda je místo, kde se nacházejí veškeré znalosti o funkcích programu BitFaktura.cz. Co je nového tentokrát?

Jak poslat upomínku

Upomínka je praktický nástroj pro každého živnostníka i firmu, která se potýká s opožděnými platbami. Místo ručně psaného e-mailu s prosbou o úhradu můžete zákazníkovi poslat upomínku přímo z fakturačního programu - systém tak eviduje, komu a kdy jste upomínku odeslali, a Vy máte přehled, které faktury po splatnosti ještě čekají na vyřízení.

Proč sledovat drobná vylepšení fakturačního programu

Jednotlivá vylepšení popsaná výše mohou na první pohled působit jako maličkosti, ale v součtu tvoří velký rozdíl v tom, jak rychle a pohodlně zvládnete měsíční fakturaci. Elektronická fakturace má smysl především tehdy, když systém aktivně pomáhá s opakujícími se úkoly - připomíná upomínky, nabízí uložené kontakty a umožňuje spravovat přístupy jednotlivých uživatelů podle skutečné potřeby. Proto se vyplatí čas od času projít změny v systému a ověřit, zda nevyužíváte nějakou novou funkci, která by Vám ušetřila práci. Pokud teprve zvažujete přechod na fakturační program, zaměřte se právě na tyto detaily - rychlost vystavení faktury, přehlednost kontaktů a možnost jemně nastavit přístupová práva bývají v praxi důležitější než dlouhý seznam funkcí, které nikdy nevyužijete.