Shrnutí novinek v systému - únor 2023

Tlačítko Zaplatit zrychluje úhradu faktur

Nyní bude moci Váš zákazník uhradit Vaši fakturu ještě rychleji, protože do e-mailu s fakturou přijatou plátcem přibylo tlačítko Zaplatit >>. Na tomto místě je také vhodné připomenout možnost povolení online platebních možností, po jejich konfiguraci se na faktuře objeví tlačítko Klikněte a zaplaťte online >>.

Rychlost úhrady faktury přímo ovlivňuje cash flow každé firmy i živnostníka. Čím méně kroků musí zákazník podniknout mezi otevřením e-mailu a odesláním platby, tím kratší bývá průměrná doba splatnosti. Proto je dobré, když online faktura obsahuje přímé tlačítko k platbě a nespoléhá jen na to, že si příjemce sám opíše číslo účtu a variabilní symbol. Elektronická fakturace tímto způsobem šetří čas na obou stranách - odesílateli odpadá ruční párování plateb a příjemce nemusí hledat platební údaje v textu dokumentu.

Faktura k účtence a kód SWIFT

Pokud prodáváte své zboží nebo služby fyzickým osobám mimo Evropskou unii, musí být takové transakce zdaněny, protože se týkají fyzických osob. Může se však stát, že na takový příjem bude nutné vystavit fakturu. Pak by na takovém dokumentu měla být značka FP. Proto jsme do účtenky přidali zaškrtávací políčko Faktura do účtenky. Více o příjmových fakturách si můžete přečíst zde.

Na faktuře je kód SWIFT oddělen do samostatného pole na místě "Prodejce". Díky této změně se dokument stal ještě transparentnějším. Kód SWIFT (respektive BIC) je nezbytný údaj vždy, když fakturu platí zahraniční klient ze země mimo SEPA - bez něj se platba k Vám může dostat se zpožděním nebo vůbec. Proto je vhodné mít samostatné pole pro tento údaj v každém vzoru faktury, který používáte pro zahraniční obchodní partnery, a nespoléhat na to, že si klient údaje dohledá sám v patičce dokumentu.

Ověření uživatele e-mailem - vyšší bezpečnost účtu

Bezpečnost v BitFaktuře je prioritou, což potvrzuje náš certifikát ISO-27001. Abyste se cítili ještě bezpečněji, byl zaveden limit na zasílání e-mailů pro ověření uživatele.

Fakturační program pracuje s citlivými údaji - fakturačními adresami, bankovními účty i historií plateb Vašich zákazníků. Ověření e-mailem a rozumné limity na opakované pokusy patří mezi základní opatření, která brání zneužití účtu. Pokud spravujete firemní účet s více uživateli, vyplatí se pravidelně kontrolovat, kdo má do systému přístup, a nesdílet přihlašovací údaje mezi kolegy.

Skladové dokumenty a kontrola dostupnosti

Vylepšili jsme kontrolu dostupnosti produktů na skladovém dokladu, která spočívá v tom, že se místo kontroly dostupnosti součtu produktů na všech skladech kontroluje, kolik produktů je na daném skladě přiřazeno k dokladu. Chcete provést inventuru produktů ve Vašem skladu? Podívejte se, jak na to!

Přesná evidence skladu je základem pro to, aby faktura odpovídala skutečně dodanému zboží. Pokud vedete více skladů (například kamennou prodejnu a e-shop), je důležité vědět, na kterém z nich konkrétní kus zboží skutečně je, ne jen kolik ho máte celkem. Díky tomu se vyhnete situaci, kdy vystavíte fakturu na položku, kterou fyzicky nemáte k dispozici.

Zálohové a konečné faktury

Pokud často vystavujete zálohové faktury, zejména v jiné měně než CZK, jistě Vás tato změna potěší. Bylo sjednoceno zobrazování tabulek zálohových faktur na konečných fakturách ve všech dostupných šablonách faktur. Více o zálohových fakturách naleznete zde.

Zálohové faktury se hodí zejména živnostníkům a firmám, kteří před zahájením zakázky požadují od zákazníka částečnou nebo plnou platbu předem - typicky u zakázkové výroby nebo dlouhodobějších projektů. Pokud navíc fakturujete opakovaně stejnému klientovi, kombinace zálohových a konečných faktur v přehledné, jednotné šabloně usnadňuje kontrolu, kolik už bylo uhrazeno a kolik zbývá doplatit.