Vícejazyčná faktura

Co je vícejazyčná faktura a kdy ji potřebujete

Pokud jako plátce daně prodáváte zboží nebo služby zahraničním zákazníkům, dříve nebo později narazíte na potřebu vystavit fakturu v jiném než českém jazyce. Zahraniční partner obvykle očekává doklad, kterému rozumí bez překladatele - v angličtině, němčině, francouzštině nebo v jazyce podle země, kde podniká. Zákon o DPH počítá primárně s doklady v českém jazyce, ale správce daně může požádat o překlad dokladu vystaveného v cizím jazyce zpět do češtiny. V praxi proto obchodník musí hlídat obě strany věci - srozumitelnost pro zákazníka a zároveň splnění zákonných povinností vůči finanční správě. Elektronická fakturace tento proces výrazně zjednodušuje, protože doklad vzniká ve strukturované podobě a lze jej kdykoliv znovu vygenerovat v jiném jazyce nebo měně.

Jak funguje vícejazyčná fakturace v BitFaktura.cz

Zásadní vlastností systému BitFaktura.cz, která jej odlišuje od řady jiných softwarů tohoto typu, je možnost vystavovat faktury ve více měnách a zároveň ve více jazycích. Fakturační program obsahuje integrovaný editor překladů, ve kterém si uživatel může kdykoliv doplnit nebo upravit popisky jednotlivých polí dokladu, jako je „Faktura", „Datum vystavení", „Datum splatnosti" nebo „Celkem k úhradě". Díky tomu lze vystavit fakturu v jazyce zákazníka, aniž by bylo nutné dokument ručně přepisovat v odděleném textovém editoru a hlídat, zda se čísla a částky shodují s originálem v účetnictví. Online faktura vytvořená tímto způsobem zůstává provázaná s běžnou evidencí - jde jen o jinou jazykovou a měnovou variantu téhož dokladu.

Nastavení jazyka a měny faktury krok za krokem

Vystavit fakturu v cizím jazyce je v BitFaktura.cz otázka několika kliknutí. Při zakládání dokladu stačí u zákazníka zvolit požadovaný jazyk a měnu - systém automaticky nabídne odpovídající šablonu s přeloženými popisky a správným formátem čísel a data. Pokud zákazník platí v eurech nebo jiné cizí měně, program dopočítá přepočet podle nastaveného kurzu a na dokladu zobrazí obě hodnoty, takže je jasné, kolik zaplatí zákazník a kolik si má plátce zaevidovat ve své účetní měně. Nastavení lze uložit jako výchozí u konkrétního odběratele, takže při další spolupráci se stejným partnerem se jazyk i měna doplní automaticky.

Vzor faktury a opakované faktury pro zahraniční klienty

Kdo pravidelně fakturuje stejným zahraničním odběratelům, ocení možnost nastavit opakované faktury ve zvoleném jazyce - typicky u předplatného, nájmu nebo dlouhodobě poskytovaných služeb. Program vygeneruje a odešle doklad automaticky v pravidelném intervalu, aniž by bylo nutné jazyk a měnu nastavovat pokaždé znovu. Užitečný je i hotový vzor faktury pro jednotlivé jazykové mutace - živnostník i firma tak nemusí řešit, jak má cizojazyčný doklad formálně vypadat, a může vycházet z prověřené šablony, kterou stačí doplnit o konkrétní položky.

Upomínky a evidence plateb v cizí měně

I u zahraničních plateb se stává, že klient neuhradí fakturu ve lhůtě splatnosti. Fakturační program proto umožňuje odeslat upomínku ve stejném jazyce, v jakém byla vystavena původní faktura, což zvyšuje šanci, že zákazník na výzvu skutečně zareaguje. Veškeré cizojazyčné a vícemenové doklady zůstávají součástí jedné evidence, takže si plátce daně i na vyžádání správce daně snadno dohledá český překlad a přehled o tom, ve které měně a v jakém jazyce byl konkrétní doklad odeslán.