Faktura a její náležitosti pro plátce i neplátce DPH

Faktura je nejen dokladem účetním, ale i podkladem daňovým. Může se také stát předmětem sporů s finančním úřadem - a tomu je lepší se vyhnout. Třeba splněním všech náležitostí, které jsou od faktury vyžadovány. Které to jsou?

Požadavky na fakturu dle okolností upravují 3 zákony:

1. Zákon č. 89/2012 Sb., Občanský zákoník;
2. Zákon č. 563/1991 Sb., Zákon o účetnictví - v případě, že subjekt vede účetnictví, a
3. Zákon č. 235/2004 Sb., Zákon o dani z přidané hodnoty - u plátců DPH.

Základní náležitosti faktur neplátce DPH

Rozdíly mezi tím, co je povinné a co je vhodné, jsou u neplátce DPH vedoucího či nevedoucího účetnictví tak zanedbatelné, že je netřeba zdůrazňovat. Obecně by faktura neplátce DPH měla zahrnovat:

• slovní označení dokladu: Faktura;
• číslo faktury. To musí splňovat požadavek kontinuity, aby kontrolní orgán byl schopen určit pořadí všech faktur vydaných ve sledovaném období. Číslování faktur tedy musí obsahovat prvek pořadového čísla. Všechny ostatní prvky zahrnuté v čísle faktury (datové ukotvení, označení zákazníka, oboru fakturované činnosti, fakturačního oddělení atd.) nejsou zákonem vyžadovány, ani upravovány;
• označení účastníků - běžně jednoho dodavatele a jednoho odběratele. To zahrnuje:
  • jméno firmy (právnická osoba) nebo jméno a příjmení (fyzická osoba);
  • sídlo firmy či místo podnikání;
  • IČO;
  • označení databáze, v níž je subjekt registrován: živnostenský rejstřík či obchodní rejstřík - u právnické osoby včetně upřesnění oddílu a vložky;
• popis fakturovaného zboží či služby;
• celkovou částku;
• datum vystavení faktury.

Vhodné je faktury doplnit i o:

• informaci, že fakturující není plátcem DPH;
• rozepsání položek faktury a cen za jednotky.

Vzor faktury a praktické tipy pro vystavení

Živnostník, který teprve začíná fakturovat, často hledá hotový vzor faktury, aby se vyhnul chybějícím náležitostem. Vzor faktury by měl mít přehlednou strukturu: hlavičku s údaji dodavatele a odběratele, tabulku s položkami a jednotkovými cenami, součet k úhradě a platební údaje. Přesně takto strukturovaný doklad pak vystavíte i jako online fakturu přímo ve fakturačním programu, aniž byste museli řešit rozvržení ručně.

Kdo fakturuje pravidelně stejnému odběrateli, ocení možnost nastavit si opakované faktury, které se vygenerují automaticky ve zvoleném intervalu a zachovají shodnou strukturu i náležitosti jako předchozí doklady. Odpadá tak riziko, že se na některé z povinných údajů zapomene.

Faktura plátce DPH

Faktura plátce DPH je daňovým dokladem dle zákona o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb. Jako taková obsahuje prvky vztahující se k DPH hned na několika úrovních:

• u označení dodavatele:
  • DIČ;
• u časového ukotvení:
  • datum uskutečnění zdanitelného plnění;
• u fakturovaných produktů:
  • základ DPH;
  • sazbu DPH a
  • absolutní výši DPH v CZK.

Prvky zákonem nevyžadované

Krom náležitostí zákony vyžadovaných se někdy strany obchodního styku dožadují i prvků, na které zákon už dávno nemyslí. Obligátní dvojkou jsou razítko a podpis. Ani jeden z prvků není dodavatel povinen na faktuře uvést.

K dalším elementům, které usnadňují práci s fakturou, ale povinné nejsou, patří logo a funkční prvky typu čárového kódu EAN a QR kódu.

A nechcete-li plýtvat časem na kontrolu svých faktur:

Zdroje

• ZakonyProLidi.cz
• Image by janjf93 from Pixabay
• Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek