Pravidelná faktura: automatizace opakované fakturace

author Daniel Beranek , 2020-10-23

Opakovaná činnost volá po automatizaci. Nejinak je tomu i v případě fakturace. Jestliže každý měsíc vystavujete těmtýž klientům fakturu za tytéž služby v téže částce, pak nejefektivnějších řešením je pravidelná faktura.

Pravidelná faktura: automatizace opakované fakturace

Pravidelné faktury

  1. Kde se hodí pravidelné faktury?
  2. Jak povolit pravidelnou fakturu v BitFaktuře?
  3. Jak vytvořit pravidelnou fakturu?
    1. Jak vytvořit pravidelnou fakturu na základě stávající faktury?
    2. Jak vytvořit pravidelnou fakturu na základě vlastní definice?
    3. Nastavení faktury coby pravidelné
  4. Napojení pravidelných faktur na další části BitFaktury

Kde se hodí pravidelné faktury?

Pravidelná faktura je vynikajícím pomocníkem všude tam, kde se pravidelně fakturuje totéž za totéž. Typickým předmětem opakované fakturace jsou:

  • nájem, pronájem, leasing, splátkové služby; 
  • služby poskytované za paušální částku; 
  • poskytování software modelem SaaS
  • tarifní platby (hosting, připojení k internetu, energie); 
  • konstantní dodávky zboží.

Jestliže se nemění dodavatel, odběratel, předmět a částka fakturace, pak stačí jen ukotvit v čase moment vystavení a splatnost. A pokud fakturační aplikace umí pravidelnou fakturaci i sama odeslat, sledovat zaplacení a upomínkovat, pak je automatizace kompletní a my se můžeme věnovat podnikatelské činnosti místo papírování.

Postupujeme Nastavení - Nastavení účtu - a v sekci Pravidelné faktury je zaškrtneme

Jak povolit pravidelnou fakturu v BitFaktuře?

  1. navigujeme NastaveníNastavení účtu
  2. vyhledáme sekci Pravidelné faktury – zaškrtneme položku Pravidelné faktury
  3. potvrdíme tlačítkem Uložit dole na obrazovce.

Sekce Příjmy nyní už obsahuje položku Pravidelné faktury

Jak vytvořit pravidelnou fakturu?

  • v hlavním menu pod položkou Příjmy odklikneme Pravidelné faktury
  • zvolíme Nová pravidelná faktura
  • určíme vhodný název v kolonce Popis
  • vybereme zdroj dat pravidelné faktury:
    • buď už vystavenou fakturu; 
    • nebo vystavíme zcela novou pravidelnou fakturu na základě vlastní definice;
  • a pokračujeme…

Rozhraní pomůže najít zdrojovou fakturu podle názvu a DIČ odběratele, nebo dle čísla faktury

Jak vytvořit pravidelnou fakturu na základě stávající faktury?

  • zvolíme možnost Na základě faktury
  • vybereme zdrojovou fakturu pomocí jednoho z identifikátorů:
    • název dodavatele, DIČ, číslo faktury.
Zcela novou pravidelnou fakturu nadefinujeme dle vlastních požadavků

Jak vytvořit pravidelnou fakturu na základě vlastní definice?

  • zvolíme možnost Vlastní definice
  • určíme databázové položky Dodavatel, Zákazník, Výrobek
  • nastavíme množství a ceny ve vybrané měně; 
  • stanovíme splatnost v rozmezí 1 – 90 dní.

A pokračujeme

  • určíme Datum vystavení první faktury;
  • nastavíme frekvenci 
    • k dispozici máme: týden, měsíc, 2 měsíce, 6 měsíců a rok; 
    • u všech frekvencí lze nastavit Vystavovat pouze v pracovní dny
    • u měsíčních frekvencí lze nastavit Vystavovat konkrétní den v měsíci;
  • můžeme upřesnit Čas vystavení faktury;
  • můžeme nastavit Automaticky odeslat emailem klientovi;
  • můžeme sami sobě nastavit oznámení o vystavení pravidelné faktury.

Další možnosti nastavení pravidelných faktur

  • jejich vystavování jako zaplacených
  • jiné číslování
  • speciální volby data prodeje:
    • pouze rok a měsíc u data prodeje; 
    • poslední den měsíce, kdy proběhl prodej; 
  • datum ukončení pravidelných faktur;
  • komentář.

A nakonec:

  • uložíme; 
  • můžeme zkontrolovat a editovat v přehledu pravidelných faktur.
Lze to i naopak - vybrat zdrojovou fakturu a dokončit ji coby pravidelnou

Nastavení faktury coby pravidelné

Fakturu je možno i přímo nastavit coby fakturu pravidelnou. Stačí jen:

  • otevřít požadovanou fakturu (v rozhraní PříjmyVšechny);
  • zvolit Více možnostíNastavte pravidelné faktury
  • a dokončit nastavení pravidelné faktury v odpovídajícím rozhraní.

Napojení pravidelných faktur na další části BitFaktury

Pravidelností to u opakované fakturace nekončí. Podstatnou součástí je nastavení proměnných, které dokáží pozměnit názvy výrobků tak, aby odběratel snadno určil, za které časové období je pravidelná faktura vystavena. Krom toho pravidelné faktury vstupují do běžné administrace faktur v rámci BitFaktury: 

A navíc je možno spojit i s dalšími částmi řešení BitFaktury, jako jsou kupř. automatické platby, přenos do účetnictví i na straně odběratele (pokud využívá BitFakturu) a samozřejmě skladová evidence.

Zdroje