Fakturace v čase mimořádných opatření: jedině online

author Daniel Beranek , 2020-04-28

Mimořádná situace vyvolaná koronavirem COVID-19 ukázala mnohé. Ve světě byznysu a mezilidského styku zdůraznila zastaralost některých technologií a naopak ukázala užitečnost online řešení při udržování nezbytné sociální distance.

Efektivní fakturace v home office při mimořádných opatřeních (Zdroj: BitFaktura.cz)

Základem opatření v mimořádných situacích typu virové epidemie je systematické vytváření sociální distance. Omezení výskytu lidí v jednom místě a čase nemá jen podobu restrikce počtu nakupujících v lékárnách, ale také:

  • zabránění zbytečnému pohybu obyvatelstva
  • omezení všech činností, u nichž nelze zajistit sociální distanci a dezinfikované prostředí a
  • zavedení vzdálené spolupráce u naprosté většiny ekonomických aktivit.

Usnadnění online spolupráce

Online fakturace odpovídá principům vzdálené spolupráci nejen na ose dodavatel-odběratel, ale i uvnitř firem. Bez zbytečného styku jsou tatáž data k dispozici:

  • skladníkovi;
  • fakturantovi;
  • účetnímu; 
  • obchodnímu zástupci a komukoliv, kdo má na starost vztahy se zákazníky; 
  • ekonomickému i výkonnému řízení firmy.

A tím samozřejmě nemáme na mysli přeposílání si faktur v PDF mezi odděleními, ale komplexní online fakturaci, do níž mají jednotlivé úseky přístup buď v podobě uživatelského rozhraní – nebo ještě lépe v podobě datových můstků, které zprostředkovávají odpovídající data systémům práce na daných pracovištích. Manažer se tak nemusí zabývat tím, kolik faktur bylo vyfakturováno kterému odběrateli, ale zda má výrobek X vyšší profitabilitu než výrobek Y.

Principy sociální distance v době COVID-19 zahrnují minimální odstup 2 m pro jakýkoliv delší pobyt více lidí na jednom místě

Eliminace kontaktu a fyzických médií

Elektronický transport údajů těží z výhody absence fyzického média – zvláště když jsou řešení vzájemně provázaná. Netřeba vypisovat výdejky zboží, předávat si dodací listy, posílat faktury na účetní oddělení a postupovat výsledovku ekonomům. Vše se obejde bez onoho kusu papíru, který přenáší nejen data, ale i riziko nakažení mezi všemi dotčenými.

A kde není fyzické médium, netřeba ani přímého styku. Přebírky se realizují principem necháme vám to za dveřmi. Vše potřebné obsahuje sdílený informační systém. A jakékoliv nejasnosti se dají vyjasnit po telefonu. Mimo dosah přenosové kapacity kapénkového viru.

Jen spolehlivé a komplexně fungující nástroje dokáží zastat veškeré podružné činnosti v době mimořádných opatření (Zdroj: BitFaktura.cz)

Komplexní a efektivní nástroj

V čase mimořádných opatření, kdy je třeba věnovat pozornost ochraně zdraví, minimalizaci rizik a eliminaci jakýchkoliv ztrát, se ukazuje, které nástroje jsou efektivní. Jsou to ty, které:

  1. obstarají rutinní činnosti; 
  2. automaticky vykonají naplánované úkoly; 
  3. zamezí zbytečným činnostem a komunikaci napříč podnikem.

Takové nástroje pomohou firmám soustředit se na zachování životaschopnosti byznysu a překonat veškeré nástrahy spojené s mimořádnou situací.

#spolutozvladneme

Nástroj vhodný nejen do dob mimořádných skýtá BitFaktura.cz. Jde o široce pojatou platformu, která nabízí:

  1. komplexní služby fakturace;
  2. vedení evidence faktur, skladu, dokladů, zákazníků i výrobků;
  3. reportování a
  4. datové můstky do dalších programů. 

Funkčnost a provedení BitFaktury můžete testovat 30 dní zdarma, a to v jakémkoliv tarifu. Navíc jakoukoliv objednávku si vzhledem ke složité situaci můžete do 30. června 2020 snížit 35% slevou. Stačí zadat kód #spolutozvladneme.