Faktury, jejich účtování a číslování na přelomu roku

Fakturování na přelomu roku má svá specifika. Rozdíly nejsou pouze v plnění a zúčtování faktur, ale také mezi fakturami zálohovými a finálními a ve způsobu účtování a danění u konkrétních daňových subjektů.

Účtování faktur na přelomu roku neovlivňuje pouze datum vystavení a uhrazení, ale zejména způsob účtování a také časová a předmětná vztažnost faktur k účetnímu období.

OSVČ vedoucí daňovou evidenci či danící pomocí paušálních výdajů

Nejjednodušší situace je u OSVČ (osoba samostatně výdělečně činná) s daňovou evidencí či paušálními výdaji. Předmětem daně jsou totiž skutečné příjmy, a to v momentě jejich uskutečnění. A tak například faktura vystavená 30. 12. a uhrazená 5. 1. se stává předmětem daně následujícího roku, nikoliv roku předchozího. Podstatný je totiž příjem, a tím se faktura stává až v momentu úhrady.

Zálohové faktury

Totéž platí pro zálohové faktury. Podstatný je moment skutečné úhrady fakturované částky, nikoliv to, kdy je vystavena finální účetní faktura. I když k definitivnímu dodání předmětu faktury a vystavení finální účetní faktury dojde až v novém roce, musí být zúčtována a zdaněna v tom roce, kdy došlo k jejímu uhrazení.

Subjekty, které vedou účetnictví

Právnické osoby a fyzické osoby, které musí vést účetnictví (dříve označované jako podvojné účetnictví), by měly zachovat tzv. akruální princip: zúčtovat náklady a výnosy v roce, k němuž se věcně a časově vztahují. Jestliže tedy firma pracuje s fakturou, jejíž plnění se vztahuje ke starému roku, měla by ho zúčtovat ke starému roku. Pokud jde naopak o fakturu hrazenou dopředu, měla by ji zúčtovat až v roce novém.

V účetnictví pro tyto převody slouží účtová třída 38 - Přechodné účty aktiv a pasiv, která obsahuje účty časového rozlišení a dohadné účty aktivní a pasivní. Aby jednotka mohla nasměrovat náklady a výnosy do souvisejícího období pomocí účtů časového rozlišení, musí být definovány na základě:

1. účelu;
2. období a
3. částky.

Nelze-li je definovat jednou z podmínek, je nutné využít dohadné účty aktiv a pasiv.

Zálohové faktury v účetnictví

Účetnictví se na rozdíl od daňové evidence nesoustředí na to, kdy dochází k úhradě, ale na to, kdy dochází ke zdanitelnému plnění, tedy ke vzniku nákladu či výnosu. Jestliže k dodání předmětu zálohové faktury či k vystavení finální účetní faktury dojde až v roce novém, pak by měla být zúčtována k novému roku i v tom případě, že zálohová faktura byla zaplacena ještě ve starém roce.

Číslování faktur na přelomu roku

Číslování faktur vychází z interní směrnice účetní jednotky, což se může rovnat prostému rozhodnutí živnostníka. Jedinou podmínkou je zachování číselné řady.

Častou praxí je zakomponování čísla roku do čísla dokladu, vztahujícího se k datu vystavení. Kvalitní fakturační program provede automatický přechod číselné řady na nový rok sám. V případech, kdy v novém roce chcete vystavit fakturu ke starému roku, je vhodné zkontrolovat a případně poupravit její číslování, aby navazovalo na předchozí doklady.

Jak si účtování na přelomu roku usnadnit

Většina komplikací kolem přelomu roku vzniká tam, kde se fakturace řeší ručně v tabulkách nebo šablonách. Elektronická fakturace v online fakturačním programu umožňuje mít u každé faktury na jednom místě datum vystavení, datum uskutečnění plnění i datum úhrady, takže se snáz určí, do kterého účetního období doklad patří.

Pro firmy s vyšším počtem dokladů se vyplatí i před koncem roku zkontrolovat nastavení opakovaných faktur a upomínek, aby první cyklus v novém roce navazoval bez přerušení a odběratelé dostávali fakturu i upomínku ve stejném rytmu jako doposud.

Zdroje

• Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek