Jak vybrat fakturaci pro živnostníka?

Drobný živnostník je specifický tvor světa podnikání. A stejně tak specifické jsou i jeho potřeby při vystavování faktur. Zvlášť když fakturování nedeleguje, ale věnuje se mu sám. Typicky vystavuje jen několik faktur měsíčně, a tak za řešení nechce moc utrácet. Navíc má na fakturaci málo času, takže musí být srozumitelná, nápomocná a nevyžadující složité interakce. A potřebuje k ní přístup odkudkoliv a kdekoliv, mimochodem i proto, aby ušetřil co nejvíce času na práci.

Při množství fakturačních programů se člověk v jejich nabídkách ztrácí. Proto je vhodné, když vývojáři nabízí ceník, ve kterém se snadno zorientujete a vyberete řešení vám nejbližší. Navíc si potřebujete fakturaci osobně osahat, ne jen zhodnotit v podobě ceníkové nabídky. Proto by měla být k dispozici i možnost fakturování bezplatně vyzkoušet.

Zásadní okolností je přiměřenost nákladů na fakturaci vaší činnosti. Jestliže vystavujete jen pár faktur měsíčně, jsou v nabídce fakturace zdarma. Jsou vždy omezené množstvím vystavených faktur, ale mnohdy i omezenou databází kontaktů, databázemi fakturovaných položek a možnostmi přizpůsobení faktur. Při jakékoliv činnosti živnostník narazí na některé z těchto omezení, a proto je vhodné už dopředu hledat takový program, který za co nejméně nabízí co nejvyšší hodnotu.

Jak vybrat z placených variant fakturace?

Základní kritéria výběru

Základními kritérii výběru fakturačního řešení jsou: 

• neomezený počet faktur vystavených měsíčně; 
• neomezená databáze kontaktů (v některých případech jak zákazníků, tak dodavatelů) a
• neomezené množství položek (v případě, že aplikace ze zadávaných položek generuje databázi).

Sekundární kritéria výběru fakturace

Základní kritéria pak lze rozšířit o další podmínky, u nichž ovšem už bude třeba se rozhodnout mezi nutností platit více či vzdát se požadavku. Mezi takové patří: 

• výběr z různých šablon faktur včetně možnosti vlastního loga a razítka; 
• možnost importu a exportu dat vč. importu dat z ARES; 
• další účetní a administrativní funkce, jako jsou sledování splatnosti, automatické upomínky, vytváření přehledů příjmu a výdajů aj.

Specifické vlastnosti fakturačních řešení

U jednotlivých provozovatelů pak můžeme najít funkce specifické. Ty jsou jsou okrajové, co do důležitosti pro většinu, ale silně ovlivňují některé živnostníky – kupříkladu:

• mezinárodní faktury (cizí měny, jazyky vystavení, dvojjazyčná fakturace, možnosti nastavení kurzů, režim DPH MOSS); 
• reporty a statistiky příjmů, výdajů, příjmů na zákazníka, prodejnosti konkrétních položek a jiné, které usnadňují ekonomické plánování; 
• a parciální funkcionality, jako jsou: přístup pro účetní, generování od faktur odvozených dokladů, možnost napojení API a integrace s eshopem.

Nezbytné funkce fakturace

A zbývají funkce, bez kterých už se dnes fakturace nedá normálně obstarat. A to jsou:

• online řešení, zabezpečené SSL, dvoufázovým ověřováním a dalšími prvky; 
• evidence veškerých faktur a zálohování; 
• podpora, která nejen komunikuje, ale je schopna i vstřebávat návrhy změn či požadavky na škálování fakturace konkrétního zákazníka sobě na míru.

Další možnosti úspor

Nakonec, když nabídku fakturačních řešení konfrontujete s kritérii výběru, zůstane vám už jen několik kandidátů. Snadno srovnáte ceny – pohybují se od necelých 600 Kč/rok po nějakých 4 100 Kč/rok. Případně ještě můžete využít množstevní slevy (typicky roční, někde až čtyřleté), slevy pro startupy, slevy za propagaci či slevy v podobě affiliate.