Jak snížit náročnost předvánočního shonu nejen v eshopu?

Vánoce jsou největším svátkem maloobchodu a často i tím, co vytahuje trn z paty celoroční rentabilitě. Enormní nárůst objednávek se rovná nárůstu provozní aktivity. A určitě není od věci si od tohoto předvánočního shonu trochu ulehčit - třeba i drobnostmi v rámci fakturace.

Čím si usnadnit fakturování?

Napojení fakturace na e-shop

Vystavování faktur extrémně urychluje jakákoliv automatizace. Jednou z jejích možností je napojení fakturačního programu na e-shop přes API. BitFaktura nabízí integraci přes CURL, která podporuje i JSON.

Více zjistíte v textu API BitFaktury.

Pravidelné faktury

Pokud jste dosud neošetřili opakovanou fakturaci pravidelnými fakturami, teď je nejvyšší čas. Ušetříte tak čas, organizační síly i pozornost nutnou k jejich pravidelnému vystavování. Jejich spuštění je přitom velmi rychlé. Můžete je spustit buď na základě některé ze stávajících faktur, či vystavit pravidelnou fakturu jako zcela novou.

Zjistěte více o pravidelných fakturách v systému BitFaktura: Pravidelná faktura: automatizace opakované fakturace.

TurboFaktura

Speciální funkce BitFaktura TurboFaktura umožňuje k vyplnění údajů využít zákazníka tam, kde to vzájemné vztahy dovolují:

1. pošlete zákazníkovi e-mail s názvem zboží a hodnotou faktury;
2. ten sám vyplní fakturační údaje (Označení odběratele, DIČ, Ulice a č., PSČ, Město - případně i Země, Adresa doručení, Poznámky, E-mail, Telefon);
3. fakturu si uloží, a tím se vyplněná faktura uloží i ve vaší fakturaci.

Jak přesně funguje TurboFaktura: TurboFaktura: bleskurychle vystavená faktura.

EAN aneb urychlení fakturace čárovými kódy

Zvláště vícepoložkové faktury lze snadno vystavit za pomoci čárových kódů. I přímo u fyzické expedice zboží lze okamžitě zadat veškeré zboží daného odběru, a to včetně cen, DPH, slevy pro konkrétního odběratele. Vše iniciuje čtečka kódu a usnadňuje databáze firemních informací. A ze všech těchto ulehčení navíc může těžit i váš odběratel.

Jak využít EAN kódy při fakturaci: EAN na faktuře: zpracování a přebírka v řádu minut.

Párování plateb

Usnadněte si kontrolu zaplacení faktur jejich napárováním s platbami z banky či z jiných platebních systémů (PayPal, PayU, Braintree). Snadno tak získáte přehled o uhrazení pohledávek plynoucích z jednotlivých faktur za konkrétními odběrateli.

Podívejte se, jak provést import plateb z banky v BitFaktuře.

Tlačítko pro okamžité zaplacení

Rychlou úhradu motivuje možnost okamžitého zaplacení. Optimálně s předvyplněnými platebními údaji, aby se zákazník nemusel s ničím zbytečně zatěžovat. Funkce se typicky implementuje v podobě tlačítka na webu - ale je možné ji začlenit i na generované faktury.

Jak fungují autoplatby v systému BitFaktury?

Organizace týmu a skladu v předvánoční špičce

Napojení fakturace na skladovou evidenci

Obrovským urychlením předvánoční expedice zboží je přímé spojení fakturace se skladovou evidencí. Díky tomu mohou skladníci přímo vychystávat připravené faktury - a stejně tak naopak vychystávat objednávku, na jejímž základě se přímo vystaví faktura.

Objevte další výhody spojení fakturace a skladové evidence.

Přístup pro účetní a další uživatele

Zvláště v předvánočním období se hodí zpřístupnit data faktur i dalším lidem. Nejenže se delegují pracovní úkoly, ale je třeba:

• zefektivnit i vychystávání objednávek,
• mít přehled o stavu zásob a
• efektivně předávat data účetnímu - tzn. ani na fyzických dokladech, ani v jednorázových e-mailech.

V BitFaktuře můžete nejen zpřístupnit fakturaci účetní kanceláři, ale pomocí Správy uživatelů podrobně nastavit přístup k fakturám i dalším kolegům - a to včetně editačních oprávnění a omezení viditelnosti jednotlivých druhů dat (například kupní ceny, plateb, zákazníků).

Fakturační program jako opora ve špičce sezóny

Předvánoční nápor objednávek je zátěžovým testem pro celý provoz e-shopu i menší živnosti - a fakturace bývá tou částí, na kterou v shonu nezbývá čas. Právě proto se vyplatí mít nastavený fakturační program tak, aby co nejvíc kroků zvládl automaticky: od vystavení faktury přes její odeslání až po kontrolu úhrady.

Kombinace opakovaných faktur pro stálé odběratele, TurboFaktury pro jednorázové zákazníky a napojení na e-shop přes API umožňuje zvládnout i výrazně vyšší objem objednávek bez nárůstu administrativní zátěže. Elektronická fakturace navíc snižuje riziko lidské chyby v období, kdy je tým vytížený nejvíc za celý rok.

Zdroje

• Iconfinder.com
• Image by mohamed Hassan from Pixabay
• Image by Gerd Altmann from Pixabay
• Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek